Рекламу показываем только НЕзарегистрированным пользователям. Войдите или зарегистрируйтесь на Бухфоруме
    .

Варианты хранения документов (в архиве, у адвоката)

Путеводитель по разделу. Наличка, РРО, труд, лицензирование, подотрасли хозяйственного права (земля, цены, ЦБ, хозобщества...)

Модератор: Ol_ua

UNREAD_POST налоговик » 11 мар 2012, 10:35

Разрабатывал тему хранения бухгалтерских документов - наткнулся на две статьи из Бизнеса.

Хранение документов в архиве
Архипелаг бумаг

Любознательность часто приводит БИЗНЕС в те сферы предпринимательской деятельности, которые еще не успели пристально изучить наши коллеги. Вот и теперь мы присмотрели прелюбопытный рынок — архивное хранение документов, осуществляемое на условиях аутсорсинга. Изучили законодательство, удостоверились, что частные архивы в Украине имеют право на существование (согласно ст.22 Закона “О национальном архивном фонде и архивных учреждениях”).
Потом постарались заглянуть в гости к большинству игроков этого рынка и убедились, что он динамично развивается (см. “Эксперт — о рынке”), поскольку такая услуга пригодилась в кризисный период, когда все компании оптимизировали издержки (см. “Руководитель — об оптимизации”).
Показательно, что в процессе подготовки материала БИЗНЕС столкнулся с настороженностью собеседников, которым в наших вопросах о хранении документов чудился некий подвох. Опрашиваемые отделывались общими фразами, мол, “сейчас лучше об этом не говорить”.
И такая мнительность не удивительна, учитывая сложные взаимоотношения отечественного бизнеса и родного государства, от орлиного взора которого иногда желательно просто спрятать документы у адвокатов (см. статью "Документам — на выход!"). В данном же случае речь пойдет об обычном ответственном хранении различных бумаг.
Зашифрованный лабиринт
Рабочий день архивариусов начинается с того, что в девять утра охранник снимает с двери хранилища пломбу и пристально осматривает помещение. Он проверяет состояние пожарных гидрантов, микроклимат (температура в помещении не должна опускаться ниже +17 оС, а влажность — находиться в пределах 50-55%), радиационный фон, а также освещение. На всякий случай...
Ведь все документы, хранящиеся здесь, находятся в специальных картонных коробах, вмещающих 1,5-2,5 тыс. листов формата А4. В один такой короб можно поместить 20 кг документов. Станислав Гончаренко, директор компании OSG Records Management (г.Киев; архивные услуги; с 2003 г.; 30 чел.), хозяин помещения, сопровождающий нашу репортерскую бригаду, радушно предложил: “Вы можете сверху встать на пустой короб — он выдерживает вес взрослого человека”. Но мы решили не экспериментировать — уж больно хрупко выглядел заветный ящик, и продолжили гулять по архиву.
Нужно сказать, захватывающее зрелище открывается глазу с высоты 4-этажной конструкции для хранения документов. Забраться на нее — все равно что на аттракционе прокатиться, тем более что конструкция напоминает лабиринт, где постороннему человеку заблудиться — раз плюнуть. “В работе архивариусы ориентируются только по штрих-кодам, нанесенным на каждый короб, — поясняет г-н Гончаренко.
— Дело в том, что когда компания сдает на хранение свои документы, то каждому коробу присваивается определенный штрих-код, который вносится в электронную базу. Только менеджер по работе с клиентами имеет доступ к этой базе данных, и только он может знать, документы какой компании “скрыты” под определенным кодом. Но при этом менеджеры по работе с клиентами не имеют права доступа в само помещение архива. Архивариусы же, в свою очередь, не имеют права доступа к электронной базе”.
Единственный человек, которому одновременно доступны и клиентская база, и вход в архив, — это менеджер архива. На случай экстренных ситуаций (например, клиенту срочно понадобились какие-то бумаги ночью) он может по письменному запросу клиента изъять документы из хранилища. Исключений в части выемки единиц хранения нет ни для кого, даже для вездесущих контролирующих органов.
Если им вдруг понадобятся бумаги конкретной компании, то одного письменного запроса на предоставление информации, хранящейся в данном архиве, мало — они должны также предъявить решение суда (см. “Юрист — о правах доступа” ).
“У нас было несколько случаев, когда приходили представители контролирующих органов. В первом они явились с письменным запросом, и когда наш юрист пояснил, что этого мало для законного изъятия нужных им бумаг, ушли ни с чем и больше не возвращались. Во втором случае, правда, подготовились основательно — пришлось выдать. Но при этом клиента обязательно ставим в известность о происходящем. Как только сотрудники контролирующих органов являются к нам на порог, мы первым делом звоним клиенту”, — рассказывает г-н Гончаренко.
Пломбирование
Некоторые клиенты желают пломбировать короба, в которых “покоятся” их бумаги. Но, как уверяет г-н Гончаренко, это опаснее, поскольку в хранилище все короба отличаются друг от друга только штрих-кодами, поэтому опломбированный короб будет выбиваться из общего ряда. Другое дело, если в данном архиве принято все короба пломбировать.
Как пояснила Татьяна Гейчук, директор компании “Архив-Центр” (г.Киев; архивные услуги; с 2004 г.; 27 чел.), в их архиве пломбируют короба и вскрывают пломбы только в присутствии клиента. Если владелец документов не может при этом присутствовать, то направляет в архив официальное письмо, что не возражает, чтобы процедура проходила без его участия.
“У каждой пломбы индивидуальный номер, что значительно упрощает и ускоряет поиск документов. Пломбы одноразовые, т.е., один раз вскрыв ее, уже невозможно просто снова запечатать”, — говорит г-жа Гейчук.
Что касается вариантов хранения, то их несколько. Клиент может сам все свои документы сложить в короб в хао­тичном порядке. Тогда поиск какого-то документа будет заведомо сложен. Либо архивисты все аккуратно и скрупулезно систематизируют. “Бывали случаи, что нам прямо в коробах плюшевых мишек сдавали и всякие рекламные буклеты.
Кстати, мы всегда проверяем поступившие документы на радиоактивность, мало ли что может оказаться среди бумаг. Бывает, что из коробов исходят очень неприятные запахи, начинаем разбираться и оказывается, что документы хранились где-то в подвале и просто заплесневели”, — описывает архивные будни г-н Гончаренко.
Права доступа
Прежде чем принять документы на хранение, клиент и архивная компания обязательно подписывают договор о конфиденциальности, в котором оговариваются форма доступа, имена, фамилии, паспортные данные, электронные адреса тех людей, которые впоследствии могут запрашивать документы. “Этим людям присваивается личный PIN-код. И если приходит запрос от сотрудника компании-клиента, менеджер по работе с клиентами сличает все данные из формуляра доступа”, — поясняет г-н Гончаренко.
Так что никаких перемещений единиц хранения без письменного запроса от конкретных специалистов, имеющих право доступа, быть не может. “Обычно клиенты сами решают, кому предоставлять доступ к документам и кто сможет, после того как вся документация сдана в архив, запрашивать их из хранилища. Это могут быть бухгалтер, делопроизводитель, офис-менеджер”, — говорит г-жа Гейчук.
Стандартный запрос на выемку, как правило, выполняется в режиме “сегодня на завтра”. Если изъять бумаги нужно срочно, оформляется экспресс-заявка, но за срочность клиенту придется доплатить. Справедливости ради отметим, что архивные компании по большей части зарабатывают именно на процедуре изъятия документов. В месяц хранение одного документа стоит от 15 копеек до нескольких гривень (цифры усредненные по рынку).
А в процедуру изъятия документов включается стоимость транспортировки, поскольку многие хранилища находятся за пределами Киева. Так, обычная транспортировка обойдется в 65-80 грн., срочная — в 2 раза дороже. “Ночная выемка документов может стоить 800-1600 грн.”, — отмечает г-н Гончаренко. В любом случае, цена во многом зависит от сложности поиска, поскольку документы, как уже упоминалось, хранятся в коробах как в систематизированном виде, так и хаотично. Соответственно, чем сложнее поиск, тем выше цена.
Проверка на вшивость
Оказывается, частное архивное дело в Украине не лицензируется. Но каждый архив имеет “паспорт”, в котором прописаны, кроме всего прочего, климатические условия хранения. По словам г-жи Гейчук, соответствие данным “паспорта” в плановом порядке проверяет соответствующая служба Государственного архива. Но, в сущности, владельцам частных архивов самим выгодно проводить регулярные мероприятия по дезинфекции, влажные уборки, санитарную обработку от грызунов, выдерживать необходимые температурный режим, влажность и освещение.
Именно поэтому каждое утро, открывая архив, служба охраны должна обойти всю территорию хранилища, заглянуть в каждый угол. Затем делается запись в журнале и начинается обычная работа архивариусов. “Перед началом работы все архивариусы, имеющие доступ в хранилище, сдают на входе сигареты, любые другие воспламеняющиеся предметы и мобильные телефоны с видео- и фотокамерами. Это элементарные правила безопасности при работе с документами”, — говорит Вадим Кулик, менеджер архива компании OSG Records Management.
Кстати, количество огнетушителей на 1 кв.м (хотя нам показалось, что на каждый квадратный сантиметр) архивного лабиринта, увиденного нами, поражает — мы даже сбились со счета. “Пожарная безопасность для любого архива превыше всего”, — уверяет г-н Кулик. По его словам, сотрудники архива обязаны ежемесячно проходить специальные противопожарные тренировки.
{{cut}}
Несколько слов о работниках, у которых есть доступ в архив. С ними архивные компании подписывают договор о конфиденциальности — они не имеют права разглашать информацию о документах, с которыми они работают. Понятно, что проверить это сложно. Но и тут есть свои способы защиты от возможных утечек информации.
Так уж повелось, что еще в процессе найма соискателей тщательно изучает служба безопасности архивов. “Мы перепроверяем всю информацию о соискателях, штудируем все базы — МВД, ГАИ и даже психоневрологические диспансеры. Мало ли что может взбрести в голову работнику архива, если у него есть психические отклонения”, — говорит г-н Гончаренко. В общем, специалис­ты знают, что для работы с документами нужен особый склад характера (см. “Рекрутер — о специалистах”).
Понятно, что никто не может дать абсолютной гарантии сохранности документов. Наталья Олейник, директор Украинской архивной компании (г.Киев; с 2009 г.; 20 чел.), напомнила, что, согласно мировой статистике, в архивах теряется в среднем 5% документов. “Причем куда быстрее документы могут затеряться в самой компании, — говорит г-жа Олейник.
— К тому же в большинстве случаев на хранение передается первичная бухгалтерская документация, имеющая ограниченный срок хранения. Особо важные документы (уставные договоры, реест­ры акционеров, соглашения о важных сделках и т.д.) чаще всего хранятся у юристов компании или в сейфах центральных офисов”.
Как бы там ни было, каждая компания сама решает, как поступить со своими бумагами. БИЗНЕС, побывав в трех архивах, лично убедился в наличии хитрых многоуровневых систем защиты. Во время прогулки мы даже позволили себе пошутить: мол, если после нашего визита что-то пропадет, то первые же и окажемся в списке подозреваемых. Но таких шуток представители архивного бизнеса не любят. В общем, после нашего скрупулезного изучения архивного дела ни один документ не пострадал.
Уничтожающая реальность
Признаемся, ранее мы видели только примитивные офисные шредеры, уничтожающие документы. Посему ощутили прямо-таки детскую радость при виде громадной машины, с жадностью поглощающей пачки документов. Измельченная масса (полоски бумаги длиной 48 мм и шириной 5 мм — таковы стандарты уничтожения для коммерческих целей. Документы спецслужб, например, измельчаются на фрагменты размером 1х1 мм. — Ред.) тщательно прессуется и отправляется на переработку.
Весь процесс уничтожения фиксируется на видеокамеру. Причем на видео в целях безопасности, как правило, видны только руки обслуживающего персонала. Если владелец документов желает, он может присутствовать при уничтожении. “А можно обеспечить ему интернет-трансляцию, установив веб-камеру”, — рассказывает Сергей Юнаш, руководитель департамента архивных услуг логистической компании “Комора-С”. Представители посольств, например, всегда присутствуют при шредировании.
По оценкам участников рынка архивных услуг, повышается спрос на списание документов с истекшим сроком хранения, находящихся в государственных архивах, с их последующим уничтожением. “Сама процедура списания достаточно трудоемка, поскольку нужно согласовать перечень документов, подлежащих уничтожению, потом составить их опись, снова все проверить; и когда будет получено заключение госархива, бумаги можно уничтожать. Это долгий и хлопотный процесс”, — поясняет г-жа Олейник.
Эксперт — о рынке
Сергей Юнаш (30), руководитель департамента архивных услуг логистической компании “Комора-С” (г.Киев; с 2001 г.; около 800 чел.):
— Динамика роста рынка услуг внеофисного хранения документов и сопроводительных услуг стабильна и составляет 10% ежегодно. По опыту могу сказать, что объем бумажной документации в организациях в среднем ежегодно увеличивается на 10-15%.
Росту рынка также способствует рост количества предприятий, сертифицирующих свою деятельность по стандартам ISO (системы качества. — Ред.). В международных стандартах существуют четкие требования к управлению записями и документами, которые должны быть закреплены в системе менеджмента.
Рекрутер — о специалистах
Катерина Скибская, генеральный директор компании Dopomoga Ukraine (г.Киев; поиск и подбор персонала; с 1994 г.; 80 чел.):
— Специалисты, работающие с документами, должны быть щепетильны, меланхоличны и педантичны. Они напоминают этаких отличников, которые аккуратно ведут свой дневник и выполняют все письменные задания учителя. При приеме на работу нужно запрашивать независимые рекомендации с прежних мест работы, важен и стаж работы в аналогичной должности.
Необходимо обратить внимание на частоту смены мест работы. Для особой уверенности в будущем специалисте можно использовать полиграф (детектор лжи. — Ред.). В общепринятом порядке применяются психологические тесты, специальные методики и опросники, интервью, позволяющие определить степень честности кандидата. Эти процедуры позволят минимизировать ошибки в найме персонала для архивов.
Руководитель — об оптимизации
Наталья Магилевская, начальник канцелярии компании “Київстар” (г.Киев; телекоммуникации; с 1997 г.; около 5 тыс.чел.):
— Мы отдаем документы на хранение на условиях аутсорсинга, поскольку это позволяет оптимизировать затраты на содержание помещений, на их оборудование пожарной и охранной сигнализацией, а также на соблюдение санитарных норм хранения документов и т.д.
Единственное, я бы не рекомендовала сдавать на хранение уставные документы, документы, содержащие коммерческую тайну и часто запрашиваемые сотрудниками из архива.
Юрист — о правах доступа
Татьяна Новобранец, адвокат (г.Киев):
— Выемка хозяйственных документов следственными органами из частных архивов регулируется ст.178-184, 186, 188, 189 Уголовно-процессуального кодекса Украины. Согласно Закону, изъятие должно проводиться только в дневное время (ст.180 УПК). Для изъятия оригиналов первичных финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, а также документов, содержащих банковскую тайну, представители следственных органов обязаны предъявлять мотивированные, подчеркиваю, постановления суда.
Во время выемки должны присутствовать два понятых, работники архива, находящиеся в этот момент на территории хранилища, а также хозяева документов. Если все формальности соблюдены, а представители архива отказываются выдавать документы, следователь может изъять их в принудительном порядке. Кроме того, он имеет право запретить всем, кто находится в хранилище во время обыска, выходить из него. После выемки следователь должен предъявить всем присутствующим копии протокола, в котором указывается, что именно изымается.
Источник:
Автор: Курячая Елена Викторовна
04.03.2012, воскресенье
Адрес материала: business.ua/articles/svoimi_glazami/Arhipelag_bumag-26869/

Хранение документов у адвоката
Такие вот звоночки
Каждый третий предприниматель, позвонивший 5 февраля этого года на “горячую линию” БИЗНЕСа (см. №6 от 09.02.09 г., стр.14-17), жаловался на участившиеся после январских праздников тотальные проверки со стороны контролирующих и правоохранительных органов, в первую очередь Департамента госслужбы борьбы с экономической преступностью (ГСБЭП) МВД.
При этом схема действий этих органов была практически одинаковой: внезапный визит оперативников, отсутствие, по мнению предпринимателей, законных оснований для проверки, изъятие в первую очередь документации, свидетельствующей о хоздеятельности предприятия.
Очень симптоматично, что приблизительно в это же время министр внутренних дел Юрий Луценко на закрытом заседании коллегии МВД, если верить СМИ, якобы заявил, что наступивший год будет годом общественной безопасности и войны с судами.
“Хватит мне говорить, что судьи могут все. Милиция тоже может все. Я знаю массу примеров, когда судьи назло используют против нас свой статус… Кроме нас, некому поставить их в законное стойло”, — сказал министр.
Это высказывание можно понять и так, что наезды правоохранительных органов будут продолжаться, а предприятия — по поводу и без такового — оставаться без документов. БИЗНЕС рассказывает, как предохранить “Х-файлы” компании от незаконного изъятия.
Отборы и поборы
Чтобы, как говорится, на пальцах показать, что ни при каких обстоятельствах милиция не имеет права совершать отъем всей документации предприятия, заглянем в “святцы”. До возбуждения уголовного дела милиция, как правоохранительный орган, имеет право проводить, согласно ст.97 УПК, только доследственные проверки.
Другими словами, когда милиционерам необходимо проверить заявление (сообщение) о преступлении, они имеют право только истребовать (т.е. настойчиво попросить, а не изъять. — Ред.) документы, необходимые для дела. Например, путем составления и отправки на предприятие письменного запроса (п.17 ст.11 Закона о милиции).
“К сожалению, порядок предоставления “писем счастья” (имеются в виду информация, содержащаяся в запросах, система их учета в органах МВД, сроки реагирования субъектов хозяйствования. — Ред.) четко не определен, — замечает Юрий Забияка, вице-президент адвокатской фирмы “Грамацкий и партнеры” (г.Киев; с 1998 г.; 38 чел.) (см. также БИЗНЕС №7 от 18.02.08 г., стр.90-93), и напоминает: — Но дей­ствующее законодательство не обязывает предпринимателей предоставлять на необоснованный запрос кипу бумаг; эти запросы можно успешно отбивать”.
Кроме того, согласно п.24. ст.11 этого же Закона, правоохранители могут посещать предприятия для изучения (но не изъятия. — Ред.)необходимых документов в присутствии руководителя компании и понятых,а также за счет органа дознания делать с них копии.
Возможность официально вынести за пределы офиса фирмы оригиналы документов милиционеры могут получить, во-первых, только по специальному определению суда (ст.11 Закона о милиции, ст.8 Закона об ОРД),во-вторых, если предприниматель совершил административное правонарушение, о чем составлен отдельный протокол или сделана запись в админпротокол об осмотре вещей или админзадержании, согласно ст.265 КоАП. Однако правоохранители не любят этого делать.
“В первом случае суд дает добро на “вынос” определенного перечня документов, а не всего подряд. Во втором — суду при рассмотрении материалов дано право определять законность изъятия документов, являющихся орудием или непосредственным объектом правонарушения”, — объясняет Александр Григор, руководитель правового агентства “Григор&Партнеры”.
Даже после возбуждения уголовного дела, когдау милиции в большей степени развязаны руки и действительно может иметь место изъятие документов,существуют законодательные ограничения для “отъема” всего того, что попадется милиционерам на глаза.
“В принципе, органы должны идти на предприятие за четко определенной документацией”, — замечает Юрий Бауман, адвокат и главный советник по финансовым и правовым вопросам Всеукраинского адвокатского объединения “Альянс”.
Например,во время выемки (ст.178 УПК), о проведении которой компанию могут предупредить заранее, следователь обязан изы­мать только документы, указанные в его постановлении. При обыске (обычно проводится с санкции прокурора, ст.177 УПК) необходимо составлять буквально поштучную опись изъятых бумаг и оставлять их копии на предприятии (ст.183 УПК).
Если же последнее невозможно, то по требованию предпринимателя, зафиксированному в протоколе обыска, следователь может сделать это в течение десяти дней или же вынести постановление об отказе в их предоставлении (см. БИЗНЕС №1-2 от 12.01.09 г.,
стр.65). Повторимся, на практике оперативникам выборочный отбор невыгоден.
Вот и вычищают сейфы и столы без описи, а то и до возбуждения уголовного дела, без санкции суда, пользуясь нормой ст.190 УПК о проведении осмотра места происшествия, которая, как не устают настаивать юристы и суды, не может быть применена к проведению доследственных проверок на предприятиях и тем более к изъятию документов (см. БИЗНЕС №20 от 19.05.08 г., стр.108-110, 112, 114).
Ведь как можно, например, устав компании и должностные инструкции персонала назвать орудием, которым на данном месте было совершено преступление, подведомственное правоохранителям?
По мнению г-на Григора, часто незаконное изъятие документации может свидетельствовать не о поиске доказательств для возбуждения уголовного дела (многие бумаги милиция может запросить официальным путем у ведомств, например, в налоговой инспекции. – Ред.), а о попытке “подзаработать” на возврате бумаг самой фирме (от $2 тыс., как утверждали звонившие на “горячую линию” БИЗНЕСа) или передаче почерпнутых в них сведений третьим лицам.
“Есть масса случаев, когда таким образом предприятие, по сути, ставили на колени. Например, одна компания лишилась контрактов ВЭД, в результате чего не могла импортировать товар. Поэтому вынуждена была выкупить документы, не пытаясь оспорить в суде сам факт изъятия — дорого было время”, — рассказывает г-н Григор.
По словам Юлии Курило, партнера юридической компании “ЮСТ Украина”, случается и так, что документы компании, изъятые в рамках уголовного дела, возбужденного по факту, а затем приостановленного в связи с отсутствием доказательств, тем не менее в течение года находятся в милиции, якобы для оценки их как доказательств…
Полезно в который раз напомнить предпринимателям: когда налицо явный беспредел милиции, они вправе указать правоохранителям на нарушения, зафиксировать их действия на аудио-, фото- или видеоаппаратуру, позвонить по “102”, телефонам “доверия” министерств и ведомств и непременно — в БИЗНЕС.
Хотя не следует забывать, что милиционеры — народ нервический, легко возбудимый и за отказ предоставить документы могут применить к должностному лицу компании административные санкции, согласно ст.185 КоАП (“Злостное неподчинение законному распоряжению или требованию работника милиции…”).
“Рады, но не можем”
Чтобы не нарываться на конфликты, практикующие юристы советуют предпринимателям действовать гибче. Если милиционеры хотят получить документы, лучше сменить позицию “ни в коем случае не дам” на “рад бы предоставить, но не сейчас”, сославшись на то, что документация находится на ответственном хранении, а потому на предприятии ее просто нет.
Тем самым можно (на законных основаниях!) потянуть время и перевести ситуацию в рамки правового поля, желательно — письменного общения с органами.
Чаще всего для удаления за пределы фирмы ряда первичных документов (устав, оригиналы хозяйственных договоров, контрактов ВЭД) или же бухгалтерской документации о взаимоотношениях с потенциально “рисковым” контрагентом юристы советуют применять “адвокатский способ”.
Как известно, ст.10 Закона “Об адвокатуре” предусматривает, что документы, переданные адвокату, не подлежат осмотру, разглашению или изъятию без его на то согласия (подобные гарантии, согласно ст.48 УПК, предоставляются и защитникам-представителям, не имеющим статуса адвоката. Разница заключается в том, что профессиональные гарантии адвокатской деятельности охватывают все случаи правовой помощи, а не только связанные с конкретным уголовным делом. — Ред.).
При этом стоит учесть, что документы, переданные адвокату, должны быть связаны с выполнением конкретных поручений, возложенных на него клиентом.
“Обычное хранение к видам адвокатской деятельности не относится. Это мировая практика, поэтому адвокаты, рекламирующие так называемый “адвокатский архив”, подставляют и себя, и клиента”, — констатирует Игорь Головань, управляющий партнер адвокатской фирмы “Головань и Партнеры”. Передавать документы адвокату следует в рамках договоров об адвокатском обслуживании или о предоставлении юридических услуг.
“Заключив договор, компания дает письменный запрос адвокату: “Просим подготовить в отношении компании Х исковое заявление. Для выполнения поручения предоставляем пакет документов…”. Когда приходит милиция, ей предоставляются договор и письменный запрос с описью вложения. Спрашивают, мол, где адвокат? Вот вам номер его рабочего телефона, документов у нас нет”, — объясняет г-н Бауман.
Стоимость таких услуг в Киеве варьируется от тысячи до десятков тысяч гривень — в зависимости от местонахождения, именитости фирмы и тяжести (в прямом и переносном смыслах. — Ред.) переданных документов.
Судя по опросу БИЗНЕСа, хотя нынче спрос на подобное хранение чрезвычайно вырос, его практикуют не все адвокаты. В первую очередь потому, что в Украине гарантии адвокатской деятельности не предохраняют от милицейского беспредела.
“Известны случаи, когда в нарушение Закона об адвокатуре органами следствия осуществлялась выемка у адвокатов документов не с санкции областного прокурора, а в общем порядке — по постановлению суда. Мы практически отказались от предоставления услуг хранения, поскольку милиция может помешать работать нам в собственном офисе”, — замечает г-жа Курило.
Мало того, по словам столичного адвоката, пожелавшего остаться неназванным, особо “одаренные” сотрудники МВД в поиске документов могут даже наведаться к адвокату на дом. В прошлом году для подготовки искового заявления он получил от клиента документы. Вначале сотрудники региональной ГСБЭП пытались заглянуть в офис к адвокату, а когда им дали от ворот поворот, приехали по домашнему адресу, чем насмерть перепугали супругу этого адвоката.
“Мне пришлось достать охотничье ружье, чтобы несколько охладить их “исследовательский” пыл. Понятно, что затем, после моего заявления в областную прокуратуру, региональное руководство ГСБЭП письменно передо мной извинилось: мол, оперативники ездили в “самоволку”, но, как говорится, осадок остался”, — вспоминает адвокат.
Иные ходы
Дабы избежать подобных ситуаций, уже сейчас многие предприниматели предпочитают большую часть первичной документации держать в банковских сейфах.
По словам Антона Шаперенкова, начальника департамента разработки розничных продуктов “VAB Банка” (г.Киев; с 1992 г.; около 2,5 тыс.чел.), спрос на них с лета 2008 г., в связи с финансовым кризисом, вырос на 80-85%, поскольку граждане, снявшие сбережения с депозитных счетов, побоялись держать деньги, как говорится, в домашней кубышке (производители же домашних сейфов, в свою очередь, заявляют, что спрос на их продукцию растет; см. БИЗНЕС №4 от 26.01.09 г., стр.90, 91. — Ред.).
При этом стоимость аренды увеличилась незначительно, и сейчас составляет в столице 200-300 грн. в месяц. Неудивительно, что, по рассказу г-на Шаперенкова, практически 100% сейфов в Киеве уже, что называется, забиты под завязку. Однако и у этого способа хранения документов есть недостатки. Судя по всему, четко установленных и единых правил обеспечения анонимности хранения и сохранности содержимого банковских сейфов сейчас нет.
Правда, постановлением правления НБУ №309 от 01.08.01 г. (далее — постановление №309) был утвержден соответствующий Порядок хранения, которым предусматривалось заключение договора ответственного хранения ценностей и документов клиентов банка в индивидуальных сейфах.
Но, согласно Гражданскому кодексу, термин “ответственное хранение” означает и ознакомление с ценностями. Так какая же в этом случае анонимность? Возможно, поэтому, по словам г-на Забияки, банки предпочитали заключать с клиентами договоры временного пользования и отвечать только за недоступ к сейфам посторонних лиц. Сейчас постановление №309 фактически утратило силу, но, скорее всего, банки неофициально продолжают им руководствоваться.
Ведь новое постановление НБУ №337 от 14.08.03 г., на которое ссылаются банковские работники при заключении договоров аренды банковского сейфа, договоров хранения, Порядка хранения не содержит.
Другими словами, случись что — виноватых будет нелегко найти. Киевские бизнесмены уже несколько недель думают, как из сейфа одного из известных банков могла испариться крупная сумма денег, принадлежащих столичному предпринимателю.
Только он решил забрать из сейфа кровные от греха подальше, а тут незадача — пусто. А коль скоро банки формально не знают, что хранится в сейфах их клиентов, доказать факт исчезновения конкретной суммы трудно. Словом, ситуация, как у героя известной кинокомедии “Иван Васильевич меняет профессию”: “…три магнитофона импортных, три портсигара отечественных, куртка замшевая. Три…”.
Кроме того, как замечает Юрий Забияка, режим банковской тайны распространяется только на информацию о взаимоотношениях клиента и банка. Другими словами, если предприниматель не скажет, где именно он завел ячейку (он имеет на это право, согласно ст.63 Конституции. — Ред.), а оперативники будут устно или письменно требовать данную информацию от банка, то последний вправе им в этом отказать.
“Банк обязан ответить милиционерам, что для получения подобной информации им необходимо постановление суда”, — утверждает г-н Забияка. Если у милиции есть координаты ячейки, а между банком и клиентом заключен договор аренды сейфа, то для выемки документов достаточно и постановления следователя (если заключен договор ответственного хранения — решения суда. — Ред.).
Вместо резюме
Подчеркнем: предложенные варианты “укрывательства” документов абсолютно законны. Есть и масса других — более действенных, но менее законных.
К ним, возможно, бизнес будет вынужден обратиться, если милиции действительно будет наплевать на суды (см. “Такие вот...”). Замкнутый круг, господа. 
Адвокат...
... o мерах
Александр Григор (38), руководитель правового агентства “Григор&Партнеры” (г.Ивано-Франковск; с 2006 г.; 7 чел.):
— На мой взгляд, устав компании и иные документы, которые руководство фирмы считает рисковыми, следует хранить в банковских ячейках или дома.
Это, по крайней мере, частично обезопасит предприятие от последствий наездов, когда изымается вся документация, например, путем возбуждения уголовного дела по факту и вынесения постановления следователя о проведении выемки, а затем возвращается за “благодарность”.
Дом и иное владение лица (машина, дача, катер) — это святое, изъять оттуда документы могут только лишь после возбуждения уголовного дела в отношении конкретного лица и получения специального постановления суда.
Что же касается хранения документов у адвокатов, то я не верю в защищенность этого способа. В нашей стране милиция особо не смотрит на Закон об адвокатуре.
Несколько лет назад меня самого пытались допросить в качестве свидетеля, хотя знали, что в этом деле я выступаю как адвокат. Впоследствии органы, конечно, могут вспомнить законы, вернуть документы и даже принести извинения. Но клиент может уже пострадать.
...об осмотре
Юрий Бауман (25), адвокат и главный советник по финансовым и правовым вопросам Всеукраинского адвокатского объединения “Альянс” (г.Киев; с 2000 г.; 15 чел.):
— Думаю, давно необходимо определить, что до возбуждения уголовного дела милиция, как орган дознания, имеет право проводить осмотр места происшествия только с санкции следователя (согласно ч.3 ст.114 УПК) или по поручению (указанию) прокурора (п.п.3 и 4 ч.1 ст.227 УПК).
В таком случае будет искоренен повод для расплывчатой трактовки проведения этого действа, и милиция не сможет самостоятельно, по собственной инициативе, проводить данный осмотр и изымать документы и предметы.
Ведь осмотр, как и иные следственные действия, обязан проводиться следователем, и только в редких случаях самостоятельно (ст.104). Однако при этом, заметим, указанные мероприятия осуществляются после возбуждения уголовного дела. Что уже само по себе является формализующим фактором.
Адвокат — о подходе
Игорь Головань (40), управляющий партнер адвокатской фирмы “Головань и Партнеры” (г.Донецк, г.Киев; с 1996 г.; 29 чел.):
— Документы, особенно касающиеся налогового учета или подтверждающие валовые затраты, должны быть у предприятия в полном порядке, и их нужно показывать органам. Утаивание ни к чему хорошему не приведет.
Другое дело, когда предприниматель не уверен, что вся документация в полном порядке. Тогда имеет смысл передать документы адвокату, чтобы он их оценил в соответствии с законодательством и предоставил соответствующую консультацию. Но речь ни в коем случае не идет о том, чтобы похоронить их в адвокатской фирме навсегда.
Хранениене относится к видам адвокатской деятельности. Если у адвоката будут изъяты документы, которые формально находились у него на обычном “хранении”, я не дам и ломаного гроша за обоснование нарушений органов, проводивших изъятие.
Если же наличие документов у адвоката оформлено верно, их изъятие — грубейшее нарушение законодательства, влекущее за собой возбуждение уголовного дела по ст.397 УК в отношении совершивших его лиц и в то же время предоставляющее адвокату прекрасную возможность ссылаться на ст.62 Конституции, в соответствии с которой обвинение не может основываться на доказательствах, добытых незаконным путем.
В 2005 г., когда городской прокурор санкционировал обыск в нашем адвокатском объединении, документы клиента лежали у нас в офисе, в ящике, на котором большими буквами было написано, что они связаны с исполнением адвокатом поручения.
Налоговые милиционеры эти документы изъяли, чему мы не препятствовали. Однако потом с успехом использовали этот факт для защиты интересов клиента.
адвокат — о беспределе
Юлия Курило, партнер юридической компании “ЮСТ Украина” (г.Киев; с 2006 г.; 8 чел.):
— Воспрепятствовать незаконным действиям работников милиции в момент изъятия документов очень сложно. Единственная эффективная защита предпринимателя в нашей практике состояла в том, что он закрылся в офисе и благодаря металлическим дверям в течение 6-7 часов держал осаду, пока мы объезжали с жалобами различные инстанции.
А буквально две недели назад к нашим клиентам пришли работники местного УБОП с постановлением об осуществлении обыска. В этом документе было сказано, что по месту данного юридического адреса якобы расположены некие предприятия, которые осуществляют незаконную деятельность и у которых требовалось изъять документы.
Естественно, по данному адресу названных фирм не было, их документов — тем более. УБОП это не остановило, они осуществили изъятие всех бухгалтерских документов фирмы, не указанной в постановлении (типичный случай; см. БИЗНЕС №32 от 11.08.08 г., стр.78, 80-82. — Ред.). На наши возражения они отреагировали, вызвав “маски-шоу”.
В свою очередь, мы высказали свое несогласие с действиями следователя по изъятию документов и сейчас намереваемся обжаловать их в административном порядке.
Источник:
Автор: Морина Белла
04.03.2011, пятница
Документам — на выход!
Адрес материала: business.ua/articles/law_teaching/Dokumentam%C2%A0_na_vyhod%21-12299/
Аватар пользователя
налоговик
 
Сообщений: 5675
Зарегистрирован: 20 ноя 2010, 23:29
Благодарил (а): 801 раз.
Поблагодарили: 2564 раз.

UNREAD_POST vins » 14 апр 2013, 14:02

Вариант с адвокатом, судя по практике ЕвроСуда, может действительно быть эффективным

André и другие против Франции (жалоба № 18603/03)
24.07.2008 г.
Заявителями явились юрист и юридическая фирма. В деле речь шла об осмотре офиса заявителей в 2001 году налоговыми инспекторами с целью сбора доказательств против компании, которая являлась клиентом заявителей и которую подозревали в уклонении от уплаты налогов. Заявители утверждали, что осмотр и выемка были незаконными, и подали апелляцию по правовым основаниям, которая была отклонена Кассационным судом.
Суд отметил, что в контексте налоговой проверки деятельности компании, которая являлась клиентом заявителя, налоговая инспекция провела обыск и выемку у заявителей по единственной причине, что ей было трудно провести необходимые проверки и обнаружить документы, которые доказывали бы подозрение в уклонении от уплаты налогов компанией-клиентом заявителей, хотя заявителей ни в какой момент времени не обвиняли и не подозревали в совершении правонарушения или участии в обмане, совершённом их клиентом.
Суд единогласно постановил, что имело место нарушение пункта 1 статьи 6 (право на доступ к суду) в связи с отсутствием эффективного судебного контроля.
Учитывая, что осмотр и выемка являлись несоразмерными по отношению к преследуемой цели, Суд единогласно постановил, что имело место нарушение статьи 8.
Аватар пользователя
vins
 
Сообщений: 6654
Зарегистрирован: 27 дек 2010, 12:38
Благодарил (а): 2704 раз.
Поблагодарили: 2891 раз.

UNREAD_POST VOA » 15 апр 2013, 14:15

Судя по всему, тема актуальна. Раньше - еду и золото, потом - пулемёты в землю закапывали, теперь - документы пытаемся уберечь. :twisted:
Обыск и «выемка»: сохраните свои документы


В деятельности любого юридического лица, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности рано или поздно наступает момент «знакомства» с представителями налоговой милиции.

Вначале дело может касаться запроса о получении информации и документов, что для многих будет означать начало производства по уголовному делу, затем могут запросто прийти с постановлением о временном доступе к вещам и документам (что в соответствии со старым УПК называлось «выемкой»), а то и с постановлением на обыск. Что такое обыск, многие знают не понаслышке. В ходе «обыска» могут изъять как то, что указано в самом постановлении судьи, так и все что угодно, если следователь посчитает, что это имеет отношение к делу. А потом придется долго и упорно доказывать, что к конкретному уголовному производству эти документы не имеют никакого отношения, а ведь иногда их забирают все скопом, без описи. И как тогда налогоплательщику доказывать наличие первичных документов для доказательства хозяйственной операции? Поэтому, для всех налогоплательщиков важно обеспечить сохранность своих первичных документов и отсутствие возможностей доступа к таким документам третьих лиц.

В этой связи для многих будет открытием тот факт, что помочь в сохранении документов может адвокат, как лицо, охраняемое законом «Об адвокатуре и адвокатской деятельности» (далее – Закон).

В соответствии с этим Законом, адвокат является лицом, которому предоставлены гарантии осуществления его деятельности, которая заключается в защите и представительстве интересов физических и юридических лиц, консультировании этих лиц и оказании им правовой помощи в других формах.

В соответствии со ст.23 Закона, гарантии адвокатской деятельности обеспечиваются, в частности,

- запретом на любое вмешательство и препятствование профессиональной деятельности адвоката;

- запретом истребования у адвоката или его работников информации или документов, которые составляют адвокатскую тайну;

- запрещением допроса адвоката по вопросам, которые составляют адвокатскую тайну;

- проведение оперативно-розыскных мероприятий, следственных действий против адвоката возможно только по решению суда, вынесенного по инициативе Генерального прокурора, его заместителей, прокурора области;

- запретом проведения осмотра, истребования или изъятия документов, связанных с адвокатской деятельностью.

Кроме того, обыск у адвоката может быть проведен только по решению суда по инициативе Генерального прокурора, его заместителей и прокурора области с обязательным присутствием представителя Совета адвокатов региона.

Как видим, адвокат обладает существенным объемом гарантий, которые позволяют ему качественно осуществлять защиту, как в уголовном производстве, так и при защите интересов юридических лиц.

О том, как налогоплательщики могут воспользоваться адвокатской помощью для того, чтобы уберечь свои документы от изъятия, мы и расскажем.

Прежде всего, отметим, что адвокатская деятельность – это правовая защита, поэтому у адвоката нет основной функции, которая заключалась бы в хранении чьих-то документов. Но поскольку в ходе осуществления правовой защиты адвокат может использовать документы налогоплательщика, которые последний ему передает, то такие документы, переданные адвокату, уже становятся адвокатской тайной.

В соответствии с ч.1. ст.22 Закона, адвокатской тайной является любая информация, которая стала известна адвокату о клиенте, а также те вопросы, с которыми клиент обращался к адвокату, содержание бесед, советов, разъяснений адвоката, составленных им документов, и других документов, которые были получены адвокатом во время осуществления адвокатской деятельности.

Таким образом, если клиент передал адвокату в рамках договора на правовую помощь какие-то документы, то такие документы автоматически переходят в статус адвокатской тайны. А значит, адвокат обязан не разглашать информацию, которая содержится в таких документах, и обеспечить их сохранность от доступа третьих лиц.

Как было указано выше, ст.23 Закона запрещает истребование и изъятие у адвоката документов, составляющих адвокатскую тайну. То есть, любые документы, переданные клиентом в рамках договора правовой защиты, не могут быть изъяты или истребованы у адвоката.

Поскольку адвокатская тайна охраняется законом, а доступ к документам третьим лицам (в том числе, правоохранителям) запрещен, налогоплательщик может быть уверен, что важные для него документы останутся не достижимыми для всех желающих их получить.

Как мы помним из ст.23 Закона, даже если у адвоката захотят провести обыск или иное следственное действие, на это необходимо решение суда, а с инициативой о вынесении такого решения может обратиться исключительно Генеральный прокурор, его заместители или прокурор области. Как мы понимаем, провести обыск у налогоплательщика и провести обыск у адвоката - это, как говорят в Одессе, две большие разницы. Для того чтобы провести у вас обыск нужно только желание следователя, которое он должен согласовать с прокурором (обычно, это помощники районного прокурора) и следственным судьей. А вот для того, чтобы получить ваши документы у адвоката, следователю придется изрядно потрудиться. Прежде всего, он направит адвокату запрос, на который адвокат ответит, что наличие или отсутствие документов клиента охватывается адвокатской тайной, поэтому адвокат не имеет права в соответствии с Законом, разглашать сведения о наличии у него тех или иных документов клиента. А теперь зададим себе вопрос, будет ли следователь продолжать настаивать на получении тех или иных документов, если уголовное производство просто высосано из пальца (как чаще всего и бывает)? Понятно, что для этого следователь должен обратиться к прокурору района. А последний - к прокурору области за получением от него согласия на обращение от имени прокурора области в суд с просьбой о проведении обыска. Довольно длительная и громоздкая процедура, не гарантирующая результата. Но даже если предположить, что следственный судья по обращению прокурора области вынесет постановление о проведение обыска у адвоката, будет ли такой обыск и изъятые документы надлежащими доказательствами в уголовном производстве? Нет, не будут. Новый Уголовно-процессуальный кодекс запрещает использовать при вынесении приговора доказательства, которые являются ненадлежащими. Ненадлежащими являются, в частности, такие доказательства, которые получены с нарушением права лица на защиту. Нарушением права на защиту является и разглашение адвокатской тайны. Следовательно, у адвоката, который будет участвовать в деле в качестве защитника, будет возможность требовать признать все документы клиента, изъятые у него, ненадлежащими доказательствами.

Еще один вопрос, который интересует многих, когда налогоплательщику необходимо прибегать к адвокатской помощи по хранению документов? О том, что в отношении налогоплательщика есть уголовное производство он может и не знать, так как новый УПК не содержит больше понятия «возбуждения уголовного дела», а значит отсутствует и постановление о таком возбуждении. Сведения о преступлении могут быть внесены в Единый реестр досудебных расследований, и вы об этом узнаете только тогда, когда вас вызовут на допрос, или придут с выемкой или обыском. Но если в отношении вашего предприятия есть Акт проверки с суммой налоговых обязательств, превышающей 573500 грн, - это автоматически означает внесение сведений о преступлении, предусмотренном ст.212 УК (уклонение от уплаты налогов) в Единый реестр. А значит, ждите гостей или «письма счастья» с требованием документов и информации. Поэтому для вас важно до этого момента документы передать адвокату.

Итак, мы определили, что передать документы адвокату, значит надежно сохранить их от доступа третьих лиц. Но, понятно, налогоплательщик не может все свои документы хранить у адвоката, тем более, постоянно. Да это и незачем. В то же время бывают случаи, когда без такого хранения сложно обеспечить сохранность документов. В таком случае, одним из многих вариантов передачи документов адвокату является заключение с ним договора правовой помощи, предметом которого, например, будет правовой аудит сделок, заключенных налогоплательщиком с рядом контрагентов. То есть, проверка их правовой «чистоты», законности и соответствия налоговому и иному законодательству. Условиями договора можно предусмотреть передачу адвокату оригиналов договоров, а также первичных документов, которые составлялись в ходе их исполнения. В таком случае понятен и предмет договора, и необходимость передачи адвокату документов, поскольку именно изучая эти документы в их взаимосвязи, адвокат и может определить, насколько такие сделки законны, а хозяйственные операции, подтвержденные документами, являются реальными. Понятно, что какой договор ограничивается определенным сроком, по истечению которого документы должны быть возвращены. Но часто такого срока вполне достаточно для того, чтобы опасность изъятия документов миновала.

Поэтому, многие налогоплательщики могут воспользоваться таким способом защиты своих документов, который является гарантией их сохранности.

Автор Сичеславский Игорь Анатольевич
http://bezproverok.com/doprosy-zaderzha ... menty.html
http://stopfake.org/ Бывают такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя.
Аватар пользователя
VOA
 
Сообщений: 5110
Зарегистрирован: 07 сен 2012, 21:37
Благодарил (а): 1785 раз.
Поблагодарили: 1977 раз.

UNREAD_POST VOA » 18 авг 2013, 15:24

Как спасать документы и данные от изъятия



Как хранить документацию компании
1. В офисе должен находиться необходимый минимум документов.
2. Самые важные документы стоит поместить в банковскую ячейку, оформленную не на компанию-юрлицо, а на физлицо, не являющееся штатным сотрудником компании. 120–250 грн./месяц
3. Документы, имеющие стратегическое значение, лучше хранить в офисе адвоката, обслуживающего компанию.

Система паролей в офисе
Пароли должны быть стойкими (правильно сформулированными) и временными– то есть меняться каждый день.
Важно
У системного администратора и руководителя компании должна быть возможность экстренной и дистанционной смены паролей.

Где хранить данные, чтобы избежать стороннего к ним доступа
1. Клауд-сервис («облачный» сервис хранения информации – на удаленном
сервере). от 10 евро/месяц
2. Виртуальный сервер за рубежом (Collocation). 400–1600 грн./месяц
3. Выделенный сервер за рубежом (Dedicated Server in eU). 900–2400 грн./месяц
Важно
Работа с важными документами на клауд-сервисе должна проводиться без локальной копии и даже кеширования сессий в браузере.

Как быстро восстановить работоспособность компании после изъятия носителей
Приобрести новые компьютеры (ноутбуки) и подключить их к виртуальному или удаленному серверу(клауд-сервису), где хранится вся важная документация.

Как защитить используемый клиент-банк
Клиент-Банк – это локальная программа, которая хранит локально все выписки, проводки и прочую финансовую информацию. В случае изъятия компьютеров данные «уходят» вместе с техникой. Выход – создание виртуального компьютера бухгалтера на клауд-сервисе («облачном» сервисе).
При этом все важные данные внутри бухгалтерской виртуальной машины хранятся в виде закриптованного (шифрованного) диска, а ключ от расшифровки хранится на другом, неизвестном, сервере и периодически (каждые 5–10 минут) проверяется. Это позволяет закрыть доступ к зашифрованному диску путем удаления ключа на секретном сервере.
Важно
Такая защита клиент-Банка гарантирует, что доступ к проводкам не получат конкуренты и злоумышленники, но не спасет от тех, кто может по сфабрикованному решению суда получить доступ к информации о банковских операциях непосредственно в банке, обслуживающем юрлицо.

Дополнительная защита информации
1. Пересохранение всех важных данных в виде запароленного архива на клауд-сервисе («облачном» сервисе), к которому имеют доступ лишь уполномоченные лица компании.
2. Сервер компании (физический) разместить за пределами офиса.
3. Данные могут размещаться на специальном шифрованном разделе физического(офисного) сервера,однако при этом каждая перезагрузка сервера будет требовать ручного вмешательства, чтобы подключить этот диск к системе.
4. Запретить хранение или автоматически удалять все локальные копии файловчерез 5–10–30 минут после закрытия.
5. Использовать шифрованные диски для локальных копий,если без локальных копий не обойтись.
6. Использовать в офисе только закрытый и зашифрованный Wi-Fi.

* Подготовлено при содействии It-специалистов, адвокатов АК «Кравец и Партнеры», АК «Правочин».
http://dengi.ua/clauses/119276_Kak_spas ... atiya.html
http://stopfake.org/ Бывают такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя.

За это сообщение автора VOA поблагодарил:
налоговик
Аватар пользователя
VOA
 
Сообщений: 5110
Зарегистрирован: 07 сен 2012, 21:37
Благодарил (а): 1785 раз.
Поблагодарили: 1977 раз.

UNREAD_POST налоговик » 26 окт 2013, 10:22

ЯК ЗА УЧАСТІ АДВОКАТА УНИКНУТИ ВИЛУЧЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ[/url]

Адвокат зі своїм процесуальним статусом багато в чому може допомогти своїм клієнтам. Мабуть саме тому він і асоціюється із захисником, бо захищає клієнта від порушення прав останнього, від свавілля людей, «обтяжених» владою.

Адвокатська таємниця: що це?

Адвокатська таємниця – це будь-яка інформація, що стала відома адвокату, помічнику адвоката, стажисту адвоката, особі, яка перебуває у трудових відносинах з адвокатом, про клієнта, а також питання, з яких клієнт звертався до адвоката, адвокатського бюро, адвокатського об’єднання, зміст порад, консультацій, роз’яснень адвоката, складені ним документи, інформація, що зберігається на електронних носіях, та інші документи і відомості, одержані адвокатом під час здійснення адвокатської діяльності. Таке визначення адвокатської таємниці дано у ст.22 Закону про адвокатуру . Як бачимо, статусу адвокатської таємниці можуть набувати:
• інформація, що стала відома адвокату…;
• питання, що ставить адвокату його клієнт;
• зміст порад, консультацій, роз’яснень, наданих адвокатом клієнтові;
• документи та інформація, створені самим адвокатом,
• документи і відомості, які отримав адвокат від клієнта під час здійснення адвокатської діяльності.
З усіх перелічених складових адвокатської таємниці, зацікавленість викликає останнє: документи і відомості клієнта, які опинилися в адвоката. І цікавитиме воно у ракурсі того, яким чином вона «перетворюються» в адвокатську таємницю, та що цей статус їм дає.
Яким чином документи клієнта адвоката набувають статусу адвокатської таємниці?
Відповідно до зазначеної ст.22 Закону про адвокатуру такі документи і відомості (далі – документи) стають адвокатською таємницею за трьох умов:
• їх має отримати людина, яка є адвокатом;
• вони мають бути отримані саме адвокатом;
• адвокат має їх отримати під час здійснення адвокатської діяльності.
Адвокатом, відповідно до ст.6 Закону про адвокатуру, може бути фізична особа, яка має повну вищу юридичну освіту, володіє державною мовою, має стаж роботи в галузі права не менше двох років, склала кваліфікаційний іспит, пройшла стажування, склала присягу адвоката України та отримала свідоцтво про право на заняття адвокатською діяльністю. Наявність такого свідоцтва означає виконання усіх інших законодавчих вимог особою, яка є адвокатом. Тож у практичному сенсі достатньо побачити таке свідоцтво, аби переконатися, що перед Вам адвокат.
Документи є отриманими саме адвокатом, коли існує якесь підтвердження, що вони передані безпосередньо адвокату. Таким підтвердженням може бути, наприклад, акт приймання-передачі документів, або інший документ, складений для фіксації та засвідчення факту передання документів саме адвокату. Доки не склалася відповідна практика, не варто ризикувати і передавати документи помічникові адвоката, стажисту чи іншій особі, яка є представником адвоката. Краще їх поки що передавати безпосередньо адвокату. Принаймні варто про це зазначати в акті приймання-передачі.
Відповідно до ст.1 Закону про адвокатуру адвокатська діяльність – це незалежна професійна діяльність адвоката щодо здійснення захисту, представництва та надання інших видів правової допомоги клієнту. Її види перелічені у ст.19 Закону про адвокатуру і включають у себе, зокрема надання правової інформації, консультацій і роз’яснень з правових питань, правовий супровід діяльності юридичних і фізичних осіб, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, держави, складення заяв, скарг, процесуальних та інших документів правового характеру. Зазначена стаття не обмежує адвоката певними видами його діяльності і передбачає, що адвокат може здійснювати й інші види адвокатської діяльності, не заборонені законом.
Для того, щоб та чи інша діяльність адвоката набула статусу адвокатської діяльності, необхідно існування відповідних підстав для цього. Згідно із ст.26 Закону про адвокатуру адвокатська діяльність здійснюється на підставі договору про надання правової допомоги. При цьому документами, що посвідчують повноваження адвоката на надання правової допомоги, можуть бути сам договір про надання правової допомоги; довіреність; ордер; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги.
Договір про надання правової допомоги повинен бути укладений в письмовій формі як безпосередньо з клієнтом, так і з іншою особою, яка діє в його інтересах та на його користь.
Отже, передача бухгалтерських та інших документів суб’єкта підприємницької діяльності адвокатові, для їх вивчення, консультацій щодо цих документів, надання роз’яснень з правових питань, супроводу таких клієнтів цілком підпадає під ознаки отримання документів під час здійснення адвокатської діяльності, за умови укладення відповідного договору між адвокатом та клієнтом, а також передачі документів відповідно до цього договору та отримання їх безпосередньо адвокатом.

Що документам надає статус адвокатської таємниці?

Гарантії адвокатської таємниці викладені у ст.23 Закону про адвокатуру, відповідно до якої забороняється вимагати від адвоката, його помічника, стажиста, особи, яка перебуває у трудових відносинах з адвокатом, адвокатським бюро, адвокатським об’єднанням, а також від особи, стосовно якої припинено або зупинено право на заняття адвокатською діяльністю, надання відомостей, що є адвокатською таємницею. З цих питань зазначені особи не можуть бути допитані. Виключення становлять випадки, у яких особа, яка довірила відповідні відомості, звільнила адвоката від обов’язку зберігати таємницю.
Проведення стосовно адвоката оперативно-розшукових заходів чи слідчих дій, що можуть проводитися виключно з дозволу суду, здійснюється на підставі судового рішення, ухваленого за клопотанням Генерального прокурора України, його заступників, прокурора Автономної Республіки Крим, області, міста Києва та міста Севастополя. Заборонено проведення огляду, розголошення, витребування чи вилучення документів, пов’язаних із здійсненням адвокатської діяльності. Закон про адвокатуру забороняє також притягати до кримінальної чи іншої відповідальності адвоката або погрожувати застосуванням відповідальності у зв’язку із здійсненням ним адвокатської діяльності згідно із законом.
Під час проведення обшуку чи огляду житла, іншого володіння адвоката, приміщень, де він здійснює адвокатську діяльність, тимчасового доступу до речей і документів адвоката має бути присутній представник ради адвокатів регіону. При цьому з метою забезпечення дотримання вимог щодо адвокатської таємниці під час проведення зазначених процесуальних дій такому представнику надається право ставити запитання, подавати свої зауваження та заперечення щодо порядку проведення процесуальних дій, що зазначаються у протоколі.
Обов’язок зберігати адвокатську таємницю поширюється як на адвоката, так і на його помічника, стажиста та осіб, які перебувають у трудових відносинах з адвокатом, адвокатським бюро, адвокатським об’єднанням, а також на особу, стосовно якої припинено або зупинено право на заняття адвокатською діяльністю, якщо йдеться про адвокатську таємницю, що виникла ще тоді, коли ця особа була адвокатом. Адвокат, адвокатське бюро, адвокатське об’єднання зобов’язані забезпечити умови, що унеможливлюють доступ сторонніх осіб до адвокатської таємниці або її розголошення. Тож не надавати документи, що потрапили до адвокатської таємниці є не лише правом, а й обов’язком адвоката.

Податковий кодекс про адвокатську таємницю.

Відповідно до п.201.38. ст.20 Податкового кодексу України (далі – ПКУ ) контролюючі органи мають право звертатися до суду із заявою про вилучення оригіналів первинних фінансово-господарських та бухгалтерських документів у випадках, передбачених ПКУ. Пунктом 85.5. ст.85 ПКУ встановлена заборона на вилучення оригіналів первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством. Однак при цьому відповідно до п.85.4. ст.85 ПКУ посадові особи контролюючого органу під час проведення перевірок мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Хоч це формулювання і є некоректним (адже надавши такі копії платник податку по суті погоджується з тим, що він приховав податки, а якщо не погоджується з цим, то надавати він не має що), проте слід звернути увагу на те, що отримувати податківці мають право саме копії, а не вилучати оригінали документів.
Кримінальне процесуальне законодавство про адвокатську таємницю.
Відповідно до ст.45 Кримінального процесуального кодексу України (далі – КПКУ ) захисником є адвокат, який здійснює захист підозрюваного, обвинуваченого, засудженого, виправданого, особи, стосовно якої передбачається застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру або вирішувалося питання про їх застосування, а також особи, стосовно якої передбачається розгляд питання про видачу іноземній державі (екстрадицію). При цьому захисником не може бути адвокат, відомості про якого не внесено до Єдиного реєстру адвокатів України або стосовно якого у Єдиному реєстрі адвокатів України містяться відомості про зупинення або припинення права на зайняття адвокатською діяльністю. До загальних правил участі захисника у кримінальному провадженні статтею 46 КПКУ відноситься у тому числі й правило про те, що документи, пов’язані з виконанням захисником його обов’язків, без його згоди не підлягають огляду, вилученню чи розголошенню слідчим, прокурором, слідчим суддею, судом.
Стаття 161 КПКУ забороняє доступ до документів захисника, а саме до:
• листування або інших форм обміну інформацією між захисником та його клієнтом або будь-якою особою, яка представляє його клієнта, у зв’язку з наданням правової допомоги;
• об’єктів, які додані до такого листування або інших форм обміну інформацією.
Слід мати на увазі, що відповідно до ч. 1 ст. 20 Закону України про прокуратуру при здійсненні нагляду за додержанням і застосуванням закону прокурор має право доступу до необхідних для цього документів. У ст. 1858КУпАП передбачена адміністративна відповідальність для посадових осіб підприємств за ненадання необхідних прокурору матеріалів. Проте в цьому випадку правомірність притягнення посадової особи чи адвоката до адміністративної відповідальності є досить спірною, бо прокуратурі буде дуже важко довести в суді наявність умисної форми провини в їх діях.
Для того, щоб набути статусу захисника, адвокат повинен відповідно до ст.50 КПКУ мати: свідоцтво про право на зайняття адвокатською діяльністю та ордер, договір або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги. Згідно із ст.51 КПКУ договір із захисником мають право укласти: підозрюваний, обвинувачений, засуджений, виправданий, особа, стосовно якої передбачається застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру або вирішувалося питання про їх застосування, а також особа, стосовно якої передбачається розгляд питання про видачу іноземній державі (екстрадицію). Крім цих осіб договір із захисником можуть укласти особи, які діють в інтересах перелічених у попередньому реченні осіб, за їх клопотанням або за їх наступною згодою.
Таким чином, передавши адвокатові документи відповідно до умов договору про надання адвокатських послуг, та уклавши з ним одночасно договір на здійснення захисту керівника підприємства, якому надаються адвокатські послуги, чи захисту фізичної особи – підприємця, слід вважати, що ці документи потрапили у категорію об’єктів, що складають адвокатську таємницю, безпосередній доступ до якої для контролюючих органів є досить ускладненим, а вилучення їх оригіналів стає майже неможливим за умови, що усі суб’єкти правовідносин дотримуватимуться вимог чинного законодавства.

Опубліковано в журналі “Головбух” № 34 (849), 16 вересня 2013 р. (стор. 68-72)
Аватар пользователя
налоговик
 
Сообщений: 5675
Зарегистрирован: 20 ноя 2010, 23:29
Благодарил (а): 801 раз.
Поблагодарили: 2564 раз.

UNREAD_POST bur » 12 июн 2014, 13:26

Можно ли хранить первичку на заграничных серверах?
Минфин в письме от 11.09.2013 г. № 31-08410-07-10/26621 рассмотрел вопрос относительно возможности хранения первичных документов в электронном виде на защищенных дата-центрах за пределами Украины.

Так, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые могут быть составлены на бумажных или машинных (электронных) носителях.

Если первичка составляется и хранится в электронном виде, предприятие обязано за свой счет изготовить копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов установлено Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года N 88.

Пунктом 6.4 Положения предусмотрено, что первичные документы, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

И хотя в письме нет ответа, можно ли хранить первичку на серверах за границей, прямого запрета ведомство на такое хранение не дает. Главное, чтобы можно было засвидетельствовать их целостность и воссоздать форму по требованию контрагентов и органов государственной власти.

Такой же вопрос, в свою очередь, был задан и Минсоцполитики, на что ведомство в письме от 24.09.2013 г. № 10742/0/14-13/8 уклонилось от ответа, отметив, что за разъяснениями необходимо обратиться в Госслужбу занятости.

Всеукраинская сеть ЛІГА:ЗАКОН
bur
 
Сообщений: 1434
Зарегистрирован: 13 сен 2013, 16:25
Благодарил (а): 116 раз.
Поблагодарили: 422 раз.

UNREAD_POST vins » 04 сен 2014, 10:23

Хранение документов у "экспертной компании" - не повод их не предоставить налоговикам

ВИЩИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД УКРАЇНИ

У Х В А Л А

І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И

07 жовтня 2013 року м. Київ К/800/6001/13
...
норми ПК України не містять такого застереження як передача оригіналів первинних бухгалтерських документів до експертних устав як на підставу неможливості надання первинних документів до перевірки.

За обставин, що склались у даній справі, суд апеляційної інстанції аргументовано визначився із тим, що вказані дії платника податків є ухиленням від обов'язків платника податку не перешкоджати законній діяльності посадової особи контролюючого органу під час виконання нею службових обов'язків та виконувати законні вимоги такої посадової особи та забезпечувати збереження документів, пов'язаних з виконанням податкового обов'язку, протягом строків, визначених ПК України, а отже фактично відповідач відмовився від проведення перевірки за наявності законних підстав для її проведення, що у свою чергу надає податковому органу законні підстави для застосування до майна такого платника податку адміністративного арешту.
Аватар пользователя
vins
 
Сообщений: 6654
Зарегистрирован: 27 дек 2010, 12:38
Благодарил (а): 2704 раз.
Поблагодарили: 2891 раз.

UNREAD_POST VOA » 23 янв 2017, 00:10

Коллеги, никто на практике сейчас не пытался хранить доки у адвоката/аудитора и т.п.? Это реально действенный способ уберечь их от рейдерства или любых иных спонтанных изъятий?
Какой диапазон стоимости таких услуг?
http://stopfake.org/ Бывают такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя.
Аватар пользователя
VOA
 
Сообщений: 5110
Зарегистрирован: 07 сен 2012, 21:37
Благодарил (а): 1785 раз.
Поблагодарили: 1977 раз.


  • Похожие темы
    Ответов
    Просмотров
    Последнее сообщение

Вернуться в РАЗНОЕ ЮРИДИЧЕСКОЕ

Кто сейчас на форуме

Зарегистрированные пользователи: Ads, Елена Еленав, Gb, Lolik, Ya