Рекламу показываем только НЕзарегистрированным пользователям. Войдите или зарегистрируйтесь на Бухфоруме
    .

Подписание документов за руководителя: косая черта и прочее

Путеводитель по разделу. Наличка, РРО, труд, лицензирование, подотрасли хозяйственного права (земля, цены, ЦБ, хозобщества...)

Модератор: Ol_ua

UNREAD_POST юрист » 09 мар 2011, 10:18

Наткнулся на такую полезную заметку. Думаю, будет интересно многим.

Заместитель руководителя не может подписать ответ на запрос контролирующего органа с косой чертой перед наименованием должности

Практически каждое юрлицо, имеющее внутренний документооборот, знает, что при значительном количестве документов уследить за подписанием их исключительно руководителем не представляется возможным. И очень часто за руководителя подписываются его заместители или должностные лица, которые по своим функциональным обязанностями также могут подписывать отдельные финансовые документы.

Но вопрос в том, как правильно подписать такие документы, чтобы они имели надлежащую юридическую силу?

Обычно практикуется проставление косой черты перед должностью лица, указанного в документе.

Госпотребполитики в письме от 28.07.2010 г. №6996-2-5/19 сообщает, что не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Причем такой запрет прямо указан в п. 4.6.9 Постановления №1153 и п. 5.23 ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Но если Постановление №1153 распространяется только на органы государственной власти и местного самоуправления, то ДСТУ 4163-2003 — также и на предприятия, учреждения, организации и их объединения всех форм собственности, которые в результате своей деятельности создают организационно-распорядительные документы, такие как распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма.

Таким образом, юрлицам всех форм собственности следует обратить внимание на порядок подписания внутренних документов, документов финансово-хозяйственной деятельности, а также писем и других документов, готовящихся на запросы контролирующих органов. Такие документы имеет право подписывать исключительно руководитель. При его отсутствии документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются должность подписавшего и его фамилия, — исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.» непосредственно на самом документе.

Наталия КАНАРЕВА, «Дебет-Кредит»


+

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ТЕХНІЧНОГО РЕГУЛЮВАННЯ ТА СПОЖИВЧОЇ ПОЛІТИКИ

ЛИСТ
від 28.07.2010 р. N 6996-2-5/19

У Держспоживстандарті України розглянуто Ваше звернення і надаємо роз'яснення на питання, порушені у листі.

Згідно з пунктом 5.23 національного стандарту ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Принагідно рекомендуємо користуватись також Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153.

Перший заступник Голови В. В. Арєф'єв 


+
"Вимоги до оформлювання документів"
ДСТУ 4163-2003
...
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».

Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено...

За это сообщение автора юрист поблагодарили: 2
Heloise, Ol_ua
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST Ol_ua » 09 мар 2011, 10:45

Спасибо!
Полезная информация!
Аватар пользователя
Ol_ua
 
Сообщений: 585
Зарегистрирован: 04 дек 2010, 22:20
Благодарил (а): 80 раз.
Поблагодарили: 77 раз.

UNREAD_POST vvo » 09 мар 2011, 10:53

Ну а если все так и поставили косую или предлог "за" тогда что?
vvo
 
Сообщений: 476
Зарегистрирован: 06 янв 2011, 13:20
Благодарил (а): 32 раз.
Поблагодарили: 39 раз.

UNREAD_POST юрист » 09 мар 2011, 11:10

Интересный вопрос.
В любом случае, непонятно как искать "виноватого" если не указано лицо, фактически подписавшее документ. Графологическая экспертиза?
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST Ol_ua » 09 мар 2011, 12:08

vvo писал(а):Ну а если все так и поставили косую или предлог "за" тогда что?


Как мне кажется, непризнание такого документа это повлечь не должно.
Незначительная ошибка. Ссылки идут на требования к документообороту. Ответственность может быть дисциплинарная. Но ссылаться на такой недостаток как основание для непризнания того или иного документа, как мне кажется нельзя.
Аватар пользователя
Ol_ua
 
Сообщений: 585
Зарегистрирован: 04 дек 2010, 22:20
Благодарил (а): 80 раз.
Поблагодарили: 77 раз.

UNREAD_POST Ol_ua » 09 мар 2011, 12:19

Думаю, можно расширить тему до "Подписание документов за руководителя", и рассмотреть также вопрос о порядке наделения и последующего подтверждения полномочий на подписание документов за руководителя.
Вот несколько писем, которые были на эту тему

НАЦІОНАЛЬНИЙ БАНК УКРАЇНИ
ЛИСТ від 26.08.2008 р. N 11-113/3421-115-75


Щодо можливості підписання видаткових касових ордерів заступником керівника підприємства, керівником (заступником керівника) відокремленого підрозділу підприємства


Національний банк України розглянув лист київської редакції українського бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" від 17.07.2008 р. N ДК01-47 щодо можливості підписання видаткових касових ордерів заступником керівника підприємства, керівником (заступником керівника) відокремленого підрозділу підприємства і в межах компетенції повідомляє.

Вимогами Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі - Положення), затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. N 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за N 40/10320 (із змінами), визначено порядок здійснення касових операцій особами, до посадових обов'язків яких належить оформлення касових документів, прийняття та видача готівки тощо. Так, відповідно до пункту 3.4 Положення видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями, які мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником.

Згідно зі статтею 65 Господарського кодексу України для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) або уповноважений ним орган призначає (обирає) керівника підприємства, з яким укладається договір (контракт), в якому визначаються строк найму, права, обов'язки і відповідальність керівника. Керівник підприємства діє від імені підприємства, формує адміністрацію підприємства і вирішує питання діяльності підприємства в межах та порядку, визначених установчими документами.

Правові засади регулювання, організації та ведення бухгалтерського обліку на підприємствах визначені Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні". Так, відповідно до пункту 5 статті 8 цього Закону підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Крім того, відповідно до статті 64 Господарського кодексу України підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на основі положення про них, затвердженого підприємством. Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі положень про філії і представництва та довіреностей (стаття 95 Цивільного кодексу України), виданих нею.

Керуючись зазначеними вище законодавчими актами України та законодавством про працю, певні обов'язки керівника, не визначені законом як виключна компетенція, можуть покладатися в порядку, передбаченому законодавством про працю та цивільним законодавством, на інших працівників за наказом (розпорядженням) керівника, довіреністю тощо.

Отже, заступник керівника підприємства, керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу підприємства можуть підписувати видаткові касові ордери за умови наділення їх відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства.

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
ЛИСТ від 03.10.2008 р. N 20187/7/16-1517-20


щодо визначення посадової особи підприємства, яка має право підписувати податкову декларацію з податку на додану вартість

З метою визначення відповідальних посадових осіб слід враховувати, що при реєстрації платником податку на додану вартість, відповідно до Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 1 березня 2000 року N 79, особа направляє на адресу податкового органу з повідомленням про вручення або вручається особисто представником такої особи службовій особі податкового органу реєстраційну заяву за формою N 1-ПДВ, у розділі 5 якої зазначаються відомості про відповідальних осіб платника - керівника і головного бухгалтера.

Таким чином, достовірність даних, наведених у декларації з податку на додану вартість та інших документах, що ґрунтуються на даних податкового обліку, підтверджується підписами тих відповідальних посадових осіб (керівника, головного бухгалтера), інформація про яких наведена у розділі 5 реєстраційної заяви за формою N 1-ПДВ, яку платник податку на додану вартість подає податковому органу при реєстрації як платника податку.

У випадку відсутності керівника юридичної особи на робочому місці з об'єктивних причин (відрядження, лікарняний тощо), податкова декларація може бути підписана особою, уповноваженою установчими документами підприємства виконувати обов'язки керівника на час його відсутності, за умови, що відсутність керівника підтверджена відповідними документами, які подаються разом з податковою декларацією до податкового органу.


И из ЕБНЗ
# Який порядок підписання податкової звітності платником, у разі тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера?
# Коротка відповідь : Чинним законодавством передбачено, що призначення на посаду, звільнення, відпустка працівника або призначення до виконання функцій тимчасово відсутнього працівника оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. Якщо установчими документами не передбачено покладання на іншу особу організаційно – розпорядчих або адміністративно – господарських обов’язків на випадок відсутності керівника та головного бухгалтера з об’єктивних причин (відпустка, відрядження, лікарняний тощо) відповідними організаційно – розпорядчими документами підприємства тимчасово призначається особа, уповноважена на виконання таких функцій. У разі відсутності керівника та головного бухгалтера юридичної особи на роботі з об'єктивних причин, податкова декларація може бути підписана іншими особами, які уповноважені установчими та/або організаційно – розпорядчими документами виконувати обов'язки керівників на час їх відсутності, за умови, що повноваження особи, яка підписала податкову декларацію, підтверджені відповідними документами (установчими, наказами чи розпорядженнями тощо), які подаються разом з податковою декларацією до органу ДПС.
# Повна відповідь : Згідно із положеннями ст. 92 Цивільного Кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV із змінами та доповненнями (далі – ЦКУ) юридична особа набуває цивільних прав та обов’язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону. Порядок створення органів юридичної особи встановлюється установчими документами та законом. При взятті платника податку на облік в державний податковий орган, подається заява за формою 1-ОПП, в якій зазначаються дані про керівників, головного бухгалтера чи іншу особу на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків (Порядок обліку платників податків і зборів та визнання такими,що втратили чинність, наказів ДПА України, затверджений наказом ДПА України від 22.12.10 №979). Відповідно до п.48.5 ст.48 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VІ із змінами та доповненнями (далі - ПКУ), податкова декларація повинна бути підписана: керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до органу державної податкової служби. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником та особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку (пп.48.5.1); фізичною особою ? платником податків або його законним представником (пп.48.5.2); особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації згідно із договором про спільну діяльність або угодою про розподіл продукції (пп.48.5.3). Якщо податкова декларація подається податковими агентами ? юридичними особами, вона повинна бути підписана керівником такого агента та особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації такого агента, а якщо податковим агентом є платник податків ? фізична особа ? таким платником податків (48.6). Згідно із п.48.7 ст.48 ПКУ податкова звітність, складена з порушенням норм цієї статті, не вважається податковою декларацією.
Отже, чинним законодавством передбачено, що призначення на посаду, звільнення, відпустка працівника або призначення до виконання функцій тимчасово відсутнього працівника оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. Якщо установчими документами не передбачено покладання на іншу особу організаційно – розпорядчих або адміністративно – господарських обов’язків на випадок відсутності керівника та головного бухгалтера з об’єктивних причин (відпустка, відрядження, лікарняний тощо) відповідними організаційно – розпорядчими документами підприємства тимчасово призначається особа, уповноважена на виконання таких функцій. У разі відсутності керівника та головного бухгалтера юридичної особи на роботі з об'єктивних причин, податкова декларація може бути підписана іншими особами, які уповноважені установчими та/або організаційно – розпорядчими документами виконувати обов'язки керівників на час їх відсутності, за умови, що повноваження особи, яка підписала податкову декларацію, підтверджені відповідними документами (установчими, наказами чи розпорядженнями тощо), які подаються разом з податковою декларацією до органу ДПС.
Аватар пользователя
Ol_ua
 
Сообщений: 585
Зарегистрирован: 04 дек 2010, 22:20
Благодарил (а): 80 раз.
Поблагодарили: 77 раз.

UNREAD_POST nikki » 09 мар 2011, 12:35

Ol_ua писал(а):
vvo писал(а):Ну а если все так и поставили косую или предлог "за" тогда что?


Как мне кажется, непризнание такого документа это повлечь не должно.
Незначительная ошибка. Ссылки идут на требования к документообороту. Ответственность может быть дисциплинарная. Но ссылаться на такой недостаток как основание для непризнания того или иного документа, как мне кажется нельзя.


Смотря о каком документе идет речь.
Если так подписать вексель - обязанное лицо может и не заплатить :)

За это сообщение автора nikki поблагодарил:
Ol_ua
nikki
 
Сообщений: 1116
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 11:27
Благодарил (а): 116 раз.
Поблагодарили: 375 раз.

UNREAD_POST profi » 15 июн 2012, 17:08

Еще такой нюанс. Нотариусы не хотят заверять и отказываются заверять договоры в случае, если подписант без доверенности или о нем нет записи в ЕГР как о лице, наделенным правом заключать договоры без доверенности.

За это сообщение автора profi поблагодарил:
vins
profi
 
Сообщений: 90
Зарегистрирован: 06 дек 2010, 11:36
Благодарил (а): 5 раз.
Поблагодарили: 13 раз.

UNREAD_POST vikakool » 25 июн 2013, 16:04

Коллеги, хочу поднять тему в связи с таким смешным вопросом.

Есть док-ты, форма кот-х утверждена соотв.гос.органами. Например, РКО или платежная ведомость. Директор издает соотв.приказ, согласно которому финдир, скажем, подписывает эти док-ты вместо него. Документы создаются в 1С и печатаются оттуда. Понятно, что финдир ставит свою фамилию и подпись.

А как быть с наименованием должности?

С одной стороны, в утвержденной форме написано "директор" ("керівник"). С другой - лица, подписывающие док-ты, должны указать свою должность.

И как быть?
vikakool
 
Сообщений: 4019
Зарегистрирован: 18 янв 2011, 10:56
Благодарил (а): 856 раз.
Поблагодарили: 597 раз.

UNREAD_POST vins » 25 июн 2013, 17:56

vikakool писал(а):Коллеги, хочу поднять тему в связи с таким смешным вопросом.

Есть док-ты, форма кот-х утверждена соотв.гос.органами. Например, РКО или платежная ведомость. Директор издает соотв.приказ, согласно которому финдир, скажем, подписывает эти док-ты вместо него. Документы создаются в 1С и печатаются оттуда. Понятно, что финдир ставит свою фамилию и подпись.

А как быть с наименованием должности?

С одной стороны, в утвержденной форме написано "директор" ("керівник"). С другой - лица, подписывающие док-ты, должны указать свою должность.

И как быть?


Думаю, что просто подписывает, а в качестве должности остается указанным "директор" ("керівник"). Как мне кажется, вполне допустимо (в этот момент финдир действует как директор). Кроме того, налоговые органы, если я правильно помню, признают именно такой вариант, если директор временно отсутствует.
Аватар пользователя
vins
 
Сообщений: 6654
Зарегистрирован: 27 дек 2010, 12:38
Благодарил (а): 2704 раз.
Поблагодарили: 2891 раз.

UNREAD_POST vikakool » 26 июн 2013, 10:47

Дык...а как же нормы Положения № 88 о том, что один их обяз.реквизитов перв.док-та - это подпись и должность лица, его подписавшего?... :?
vikakool
 
Сообщений: 4019
Зарегистрирован: 18 янв 2011, 10:56
Благодарил (а): 856 раз.
Поблагодарили: 597 раз.

UNREAD_POST Marlboro » 26 июн 2013, 11:06

Полагаю надо ставить как по факту, если уполномочен то писать "финдир".
Это ведь просто в типовой форме ведомости написано "директор" - можно придумать мнооого примеров, когда последний не может подписывать ведомости. Правда с РКО скорее всего не прокатит - там поменять форму чревато...
Свідомість - це місце зустрічі душі з земним життям
Аватар пользователя
Marlboro
 
Сообщений: 4787
Зарегистрирован: 05 июл 2012, 19:26
Благодарил (а): 321 раз.
Поблагодарили: 1187 раз.

UNREAD_POST vikakool » 26 июн 2013, 11:53

Вот и мне так кажется.
vikakool
 
Сообщений: 4019
Зарегистрирован: 18 янв 2011, 10:56
Благодарил (а): 856 раз.
Поблагодарили: 597 раз.


Вернуться в РАЗНОЕ ЮРИДИЧЕСКОЕ

Кто сейчас на форуме

Зарегистрированные пользователи: Gb, Ya