Рекламу показываем только НЕзарегистрированным пользователям. Войдите или зарегистрируйтесь на Бухфоруме
    .

Утерян чек к авансовому отчету

"Горящие" вопросы задаем здесь!
Правила форума
SOS-поддержка
Задаем сюда вопросы только если они горят настолько, что нет времени искать подходящий раздел.
После логического завершения каждой темы, она будет перенесена в профильный раздел форума.

UNREAD_POST юрист » 27 янв 2011, 12:39

Да, можно пробовать отстаивать, что только штраф 510 грн. за необеспечение хранения.
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST юрист » 27 янв 2011, 12:52

basyanya
откликнитесь :)

basyanya писал(а):И все-таки какую линию защиты можно выстроить при проверке?


1. Тратились в любом случае не подотчетные средства, а личные средства работника.
2. Между предприятием и работником был заключен гражданско-правовой договор поручения на приобретение товара. Работник договор выполнил. Предприятие выполнение приняло. На этот момент оригинал чека был. Товар передан.
3. Оригинал чека позже был утерян. Можно составить приказ руководителя о принятии мер по восстановлению утерянных подтверждающих документов.
4. Документы были восстановлены, что допускает Налоговый кодекс.
5. Исправляюсь - штрафа и за необеспечение хранения быть не должно
Стаття 121. Порушення встановлених законодавством строків зберігання документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи

121.1. Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом, -

тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень.


Штраф был бы, если бы предприятие не предприняло мер по восстановлению документов.

Вывод - никаких санкций, никаких негативных последствий.

Как на счет такого варианта? :)
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST basyanya » 27 янв 2011, 14:02

В моем случае это подотчетное лицо-руководитель.
basyanya
 
Сообщений: 15
Зарегистрирован: 27 янв 2011, 10:26
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 2 раз.

UNREAD_POST basyanya » 27 янв 2011, 14:02

Мне такой вариант очень даже нравится :D Главное,чтоб он понравился налоговикам при проверке :D
basyanya
 
Сообщений: 15
Зарегистрирован: 27 янв 2011, 10:26
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 2 раз.

UNREAD_POST юрист » 27 янв 2011, 14:21

basyanya писал(а):Мне такой вариант очень даже нравится :D Главное,чтоб он понравился налоговикам при проверке :D
Мне такой вариант очень даже нравится :D Главное,чтоб он понравился налоговикам при проверке :D


Есть такой момент.
Ну позицию выработали :)
Просто что-либо еще сделать в этой ситуации, чтобы "подстраховать" себя, уже нельзя.
Поэтому остается отстаивать свою правоту при проверке. Тем более, что это не натянутая версия, выработанная для того, чтобы защититься любой ценой. На самом деле, в данном случае правда на Вашей стороне.
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST basyanya » 27 янв 2011, 14:31

Вообще эта ситуация - дело 2008 года. Правда пропажу обнаружили в 2010 году,соответственно, в этом же году и предоставили нам копию контр.ленты. Дойдет ли дело до него при проверке -неизвестно.
basyanya
 
Сообщений: 15
Зарегистрирован: 27 янв 2011, 10:26
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 2 раз.

UNREAD_POST юрист » 27 янв 2011, 14:43

Ааа.
Если дело начала 2008 года, то уже и сроки скоро пройдут, чтобы расходы могли снять.
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST basyanya » 27 янв 2011, 15:08

Дело 3 квартала 2008г. Поэтому риск еще пока существует(((
basyanya
 
Сообщений: 15
Зарегистрирован: 27 янв 2011, 10:26
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 2 раз.

UNREAD_POST basyanya » 27 янв 2011, 16:52

Интересно, а есть еще у кого-то подобная практика с авансовым отчетом?
basyanya
 
Сообщений: 15
Зарегистрирован: 27 янв 2011, 10:26
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 2 раз.

UNREAD_POST юрист » 27 янв 2011, 17:12

basyanya писал(а):Интересно, а есть еще у кого-то подобная практика с авансовым отчетом?


Вечером хочу попробовать поискать судебную практику по вопросу.
Если будет что интересное - отпишусь
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST basyanya » 27 янв 2011, 18:03

Спасибо большое!
basyanya
 
Сообщений: 15
Зарегистрирован: 27 янв 2011, 10:26
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 2 раз.

UNREAD_POST юрист » 27 янв 2011, 23:08

Судебных решений, в которых было бы что-то полезное по данному вопросу, пока найти не удается.
Но вот нашел парочку публикаций (конечно, читать надо с учетом того, что некоторые из актов уже заменены на принятые позднее, но смысл проблемы не изменился)

Чеки исчезают в полдень
Скрытый текст: показать
Как подтверждать наличные расходы

Наше предприятие при самостоятельной проверке авансовых отчетов за 2003 год обнаружило, что в некоторых случаях исчезла информация с фискальных кассовых чеков, по которым производился наличный расчет за приобретенные товары.

Мы знаем, что в соответствии с п/п. 5.3.9 Закона «О налогообложении прибыли предприятий» расходы, не подтвержденные соответствующими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета, в состав валовых затрат не относятся.

В то же время для сохранения валовых затрат данный подпункт разрешает плательщику налога в случае утери, уничтожения или порчи указанных документов принять меры, необходимые для восстановления таких документов.

Какие действия нам нужно предпринять для подтверждения произведенных расходов при наличных расчетах?

Обращаем внимание на то, что отсутствие в рассматриваемой ситуации «правильных» кассовых чеков не только не позволяет предприятию оставить в валовых затратах расходы на приобретение ТМЦ, но и грозит штрафными санкциями за проведение наличных расчетов без представления получателем средств платежного документа. При проверках это наверняка заметят, ведь в соответствии с п/п. 5.8.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине*:

«При проверке авансовых отчетов об использовании полученной под отчет наличности для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяется <...> наличию оригиналов подтверждающих документов».

* Утверждено постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 и зарегистрировано в Минюсте 15.03.2001 г. за № 237/5428 (Положение — см. в «Бухгалтере» № 29'2003 на с. 2т–19т, изменения к нему — в № 11'2004 на с. 32–33).

Соответствующая штрафная санкция установлена ст. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности»*. Напомним, что размер финансовой санкции за данное нарушение равняется размеру уплаченных денежных средств. Такая санкция согласно разъяснениям ГНАУ** применяется к плательщику наличных средств в случае неполучения им от продавца подтверждающего документа. Потому вполне можно ожидать от налоговиков заявления о том, что, дескать, кассовые чеки, с которых исчезла информация, подтверждающими документами не являются.

* См. «Бухгалтер» № 29'2003, с. 36т–37т.

** См. там же, с. 37т–38т.

Конечно, следует отвечать, что подтверждающий документ был получен, однако впоследствии утратил свои подтверждающие свойства.* Можно, кстати, составить соответствующий акт, в котором описать обстоятельства исчезновения информации и подтвердить тот факт, что при представлении авансового отчета чек был полноценным. Такой документ повышает шансы отбиться от «наличного» штрафа, однако определенная опасность все-таки существует.

* Может быть, причина исчезновения информации кроется в качестве бумаги, используемой для печатания кассовых чеков, или же связана с условиями хранения документов (например, сырое помещение, низкая/высокая температура, едкие вещества).

Теперь вернемся к проблеме налога на прибыль. Сперва определимся, о каких документах идет речь в п/п. 5.3.9 Закона О Прибыли. Приведем абз. 4 этого подпункта:

«Не относятся в состав валовых затрат какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета».

А что такое «налоговый учет»?

В «Бухгалтере» № 10'99 на с. 21 было приведено мнение замминистра финансов В. Регурецкого, который считает, что как такового налогового учета не существует. На страницах нашего издания (см. «Бухгалтер» № 10'2001, с. 71) также обращалось внимание на то, что ст. 11 Закона О Прибыли, которая называется «Правила ведения налогового учета», полностью проигнорировала интересующий нас вопрос, не определив ни перечень соответствующих документов, ни порядок их ведения и хранения.

Поэтому на практике таковыми априори стали считаться бухгалтерские документы. Под «другими документами», упомянутыми в п/п. 5.3.9, могут иметься в виду, например, командировочные удостоверения, билеты (командировочные расходы регулирует п/п. 5.4.8); журналы учета гарантийного ремонта (обслуживания) (п/п. 5.4.3); коллективный договор, в котором оговорено наличие пунктов медицинского осмотра работников (п/п. 5.4.10); документы, подтверждающие, что основной деятельностью плательщика является предоставление платных услуг по транспортному обслуживанию (включению в валовые затраты расходов на приобретение бензина для легковых автомобилей в полном объеме посвящен абз. 4 п/п. 5.4.10); сведения о приросте (убыли) балансовой стоимости запасов (п. 5.9); уведомление об увеличении валовых затрат или валового дохода (п/п. 12.1.4).

Как видим, правила налогового учета четких требований к налоговым документам не устанавливают, в связи с чем последние могут быть весьма и весьма разнообразными.

Теперь посмотрим, что представляет собой фискальный кассовый чек. В соответствии с п. 3.1 Положения о форме и содержании расчетных документов*:

«Фискальный кассовый чек на товары (услуги) (далее — кассовый чек) — это расчетный документ, напечатанный регистратором расчетных операций при проведении расчетов за проданные товары (предоставленные услуги)».

* Утверждено приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614 и зарегистрировано в Минюсте 05.02.2001 г. за № 105/5296.

Положение — см. в «Бухгалтере» № 23'2004 на с. 2т2–10т2.

При этом кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, определенные в п. 3.2 данного Положения.

Таким образом, кассовый чек можно рассматривать как расчетный документ, обязательность наличия которого установлена правилами налогового учета. Следовательно, он может подтверждать расходы, понесенные предприятием при оплате приобретенных товаров (работ, услуг), и давать основания для отнесения их в состав валовых затрат. Ну а кассовый чек с исчезнувшей информацией можно считать испорченным расчетным документом.

А теперь подумаем, может ли бухгалтер воспользоваться возможностью, предоставленной абз. 5 п/п. 5.3.9 Закона О Прибыли:

«В случае утери, уничтожения или порчи указанных документов плательщик налога имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и принять меры, необходимые для восстановления таких документов. Письменное заявление должно быть направлено до/или вместе с представлением расчета налоговых обязательств отчетного периода. Если плательщик налога не подаст в такой срок письменное заявление и не восстановит указанные документы до окончания налогового периода, следующего за отчетным, не подтвержденные соответствующими документами расходы не признаются валовыми затратами и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки Национального банка Украины, увеличенной в 1,2 раза».

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации восстановить кассовые чеки в буквальном смысле нельзя, поскольку технической возможности распечатать кассовый чек вторично или выдать его дубликат, понятно, не существует (такая операция в РРО просто не предусмотрена). Получается, что кассовые чеки в некотором роде уникальны: их, в отличие от многих других документов, восстановить невозможно.

Следовательно, при формальном подходе расходы предприятия на приобретение товаров в валовые затраты включаться не могут, так как в абз. 5 п/п. 5.3.9 речь идет о восстановлении именно тех документов, которые в свое время подтверждали валовые затраты (в нашем случае — кассовых чеков). Поэтому уповать на указанную Законом О Прибыли возможность в данном случае не сто'ит.

Что же делать? Какие действия необходимо предпринять смелому бухгалтеру, чтобы каким-то образом (хотя бы косвенно) подтвердить понесенные расходы?

Как известно, предприятие, применяющее регистратор расчетных операций (далее — РРО) в обязательном порядке печатает контрольную ленту. Закон «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее — Закон об РРО)* определяет контрольную ленту как

«документ, напечатанный регистратором расчетных операций, содержащий копии напечатанных данным регистратором расчетных операций документов».

* В редакции Закона от 01.06.2000 г. № 1776-III с последующими изменениями (см. его в «Бухгалтере» № 15'2004 на с. 3т–11т и № 43'2004 на с. 6).

Пунктом 4.3 Порядка регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги)* установлено, что контрольная лента должна печататься в одном рабочем цикле с кассовыми чеками или подкладными документами без повторного ее использования. Печатать контрольную ленту перед печатанием фискального отчетного чека разрешается только при применении портативных РРО, если это предусмотрено техническими возможностями РРО.

* См. «Бухгалтер» № 23'2004, с. 28т2–36т2.

Таким образом, контрольная лента фактически является копией кассовых чеков. Исходя из этого, на наш взгляд, целесообразно сделать запрос предприятию-продавцу с просьбой предоставить контрольные ленты за интересующий предприятие период — и сделать необходимые копии.

Следует отметить, что в Законе О Прибыли статус кассового чека в качестве единственно возможного налогового документа при использовании РРО не закреплен, поэтому вместо него в нестандартной ситуации, по нашему мнению, может быть использована контрольная лента. Ведь в принципе она является документом, который может подтвердить произведенные расчеты, тем более что условия использования кассового чека налоговым законодательством не регулируются. И если вместо одного документа при форс-мажоре используется другой, последний не утрачивает статус документа, который может подтвердить (хотя бы косвенно) произведенные расчеты.

Правда, при этом следует учитывать, во-первых, что контрольная лента не является документом, который хранится у предприятия-покупателя (а подтверждать валовые затраты надо именно своими документами), во-вторых же, что предприятие-продавец вовсе не обязано ее предоставлять.* То есть предоставление контрольной ленты — это жест доброй воли.

* Она ему нужна самому. Согласно п. 10 ст. 3 Закона об РРО субъекты предпринимательской деятельности, осуществляющие расчетные операции в наличной форме, обязаны

«печатать на регистраторах расчетных операций (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг)), контрольные ленты и обеспечивать их хранение в течение трех лет».

Кроме того, нельзя забывать, что документами, подтверждающими валовые затраты, плательщик налога должен располагать в течение всего отчетного периода, а не только во время проверки.* Поэтому заимствование контрольной ленты только на время проверки концепции Закона О Прибыли не соответствует, из-за чего ожидать положительного исхода такой проверки — достаточно наивно.

* Опытный бухгалтер на всякий случай оставит себе копии контрольных лент.

В принципе, предприятие может провести экспертизу кассовых чеков. Как правило, эксперты в состоянии прочесть исчезнувшую информацию, используя современные методы исследования документов. Однако, во-первых, услуги экспертов недешевы*, а во-вторых, заключение эксперта не является документом, подтверждающим валовые затраты плательщика налога.

* Если стоимость их услуг сопоставима с потерями пострадавшего предприятия, то какой смысл заказывать экспертизу?

В завершение отметим, что, к сожалению, рассматриваемая ситуация далеко не единичная.

Кстати, налоговики, которые с пониманием относятся к этому необычному вопросу, рекомендуют пострадавшим предприятиям составить акты сверки расчетов с предприятиями-продавцами и там удостоверить тот факт, что расчеты действительно производились с выдачей кассовых чеков. Какой-никакой, а все же документ. Остается пожелать, чтобы всех вас проверяли столь чуткие люди.

Алла Погребняк, журнал "Бухгалтер"
Статья размещена здесь http://buhgalter.factor.ua/bu.php?year=2004&num=46&file=p43_01.htm


И еще одна статья

Если обнаружили пропажу документов
Скрытый текст: показать
Действия субъекта хозяйствования, обнаружившего пропажу первичной документации, оговорены п. 6.10 Положения № 88 (на что обращалось внимание также и в письмах Госкомпредпринимательства от 27.09.2000 г. № 2-223/3573 и Госкомархива от 11.06.2007 г. № 02-904).
Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов:
— (1) — руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;
— (2) — приказом формируется комиссия для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Заметим, что требований к составу и численности комиссии законодательство не выдвигает. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия случившегося: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и пр. Также для участия в работе комиссии (в зависимости от характера произошедшего события) могут приглашаться работники следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.10 Положения № 88);
— (3) — результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия. Такой акт составляется в произвольной форме (правда, за его основу, например, может быть взята форма Акта о недостаче архивных дел (документов) из приложения 6 к Правилам № 16). В таком акте, как правило, описывается факт утраты документации, место происшествия, причины случившегося, указываются лица, ответственные за сохранность документации с полученными от них письменными пояснениями, а также приводится перечень отсутствующих документов;
— (4) — при этом копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие (т. е. вышестоящему органу, конечно, при его наличии), а также местному налоговому органу.
Кстати, уведомление налогового органа о случившемся важно и для налогового учета. Ведь это в интересах предприятия — плательщика налога на прибыль, желающего сохранить в данном случае право на валовые расходы. Так согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль в случае утраты, уничтожения или порчи подтверждающих документов, налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и предпринять меры, необходимые для восстановления таких документов. При этом письменное заявление (произвольной формы) подается до/или вместе с декларацией по налогу на прибыль за текущий отчетный период, в котором обнаружена пропажа документов. В заявлении, на наш взгляд, стоит указать причины утраты документов, приложить документ, их подтверждающий (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.), а также акт комиссии.
В таком случае (после своевременного уведомления налоговиков) право на валовые расходы будет сохранено при условии, что недостающие документы будут восстановлены в ближайшем будущем — до окончания следующего отчетного периода. Например, если подтверждающие документы утрачены в I квартале 2009 года, то для «сохранности» валовых расходов предстоит уведомить о случившемся налоговиков, подав заявление до или вместе с декларацией по налогу на прибыль за I квартал (квартал утраты документов). При этом соответствующие суммы останутся в валовых расходах, если в течение следующего II квартала 2009 года предприятие восстановит утраченную документацию. Как видим, подав заявление, налогоплательщик получает возможность сохранения валовых расходов и имеет в своем распоряжении целый (следующий) отчетный налоговый период (квартал) для восстановления утраченных подтверждающих документов.
Также в случае утраты документов руководитель может издать приказ о проведении инвентаризации активов и обязательств (с составлением актов-сверок с контрагентами и контролирующими органами по налогам и сборам (обязательным платежам)). Напомним, что согласно п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69, проведение инвентаризации, например, является обязательным в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия, по предписанию судебно-следственных органов, при установлении фактов краж, злоупотреблений, порчи ценностей.
Предприятиям в данном случае также могут пригодиться разъяснения Госкомархива (Государственного комитета архивов Украины), который в письмах от 11.06.2007 г. № 02-904, от 28.09.2005 г. № 03-1170, от 07.10.2003 г. № 01-1248, от 19.12.2002 г. № 01-1078, от 11.03.2002 г. № 01-197 отмечал, что в случае неумышленного уничтожения или утери документов на предприятии следует предпринять меры, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил № 16. Напомним, согласно этому подпункту, обнаружив пропажу документов, следует:
— осуществить их розыск,
— если розыск не увенчался успехом — составить акт о недостаче архивных дел (документов) (по форме приложения 6 к Правилам № 16);
— назначить служебное расследование;
— издать приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов и дел;
— составить справку о причинах отсутствия документов и дел и передать ее в архив предприятия.
Итак, после того, как выявлены причины и перечень отсутствующей документации, можно приступать к восстановлению учетных данных.
Восстанавливаем документацию
Восстанавливать учет можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на оказание подобных услуг. И все же подробнее остановимся на первом случае, когда предприятие собирается это делать самостоятельно.
Для этого издается приказ о восстановлении утраченной документации, после чего по крупицам начинают собирать утерянные данные. Прежде всего, анализируется текущее состояние дел в бухгалтерии, а также проводится анализ периодов, смежных с «утраченными», и выявляются переходящие операции. Далее для восстановления документов предприятие может обратиться:
— к своим контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.); не исключено, что в некоторых случаях для получения необходимой документации при этом придется совершить личный визит (особенно, если сделка с партнером, предположим, совершалась разово);
— в обслуживающий банк — чтобы получить выписку-реестр операций, проведенных по расчетному счету, а также копии платежных документов. Это поможет восстановить учет расчетов, а также составить список контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты. Кстати, о возможности банков выдавать клиентам (по их требованию) дубликаты банковских выписок (в случае их утраты) говорится и в п. 5.7 Положения об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 г. № 254 (на что также обращалось внимание в письме НБУ от 25.02.2005 г. № 12-112/310-1811 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 21);
— в свои налоговые органы — с просьбой предоставить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций. А для более успешного разрешения дела и получения нужной документации советуем обратиться при этом непосредственно к руководителю налогового органа (начальнику ГНИ) с письменным заявлением, к которому приложить пояснительную записку и документы, поясняющие причины случившегося (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.).
Получив такими способами копии документов, предприятие восстанавливает собственную документацию. При этом Положение № 88, например, ничего не говорит о какой-либо процедуре оформления дубликатов утраченных документов в ходе восстановления учетных данных. Вместе с тем если обратиться к ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа, то там можно встретить такое определение: дубликат оригинала (служебного документа) — повторно оформленный служебный документ для использования, вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. Кстати, признает дубликаты полноценными документами и судебная практика. Так, например, на то, что НДС-законодательство (Закон об НДС и Порядок № 165) не запрещают продавцу выдавать дубликат копии имеющейся у него налоговой накладной покупателю, отмечалось, в частности, в определение ВАСУ от 19.06.2007 г. (как видим, наличие этого дела, разрешенного в пользу налогоплательщика, говорит о том, что налоговики на местах порой недоверчиво относятся к дубликатам налоговых накладных).
На основании восстановленных первичных документов формируют журнал хозяйственных операций, регистры бухгалтерского и налогового учета, формы отчетности. Путем таких действий предприятие должно попытаться полностью восстановить утраченную документацию. Если после восстановления итоговые данные в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в отчетности (данными ксерокопий отчетов и деклараций, полученных в соответствующих органах), значит, учет восстановлен полностью.
Если восстановить удалось не все
И все же до конца восстановить документы не всегда так уж и просто (особенно, например, в случае ликвидации контрагентов, или получения, например, с их стороны отказа в предоставлении копий и т. п.).
Здесь нужно отметить, что, к сожалению, действующее законодательство не предусматривает смягчение вины налогоплательщика в случае утраты документов. Поэтому если до конца все документы восстановить не удалось, на «невосстановленную часть» в учете придется осуществить соответствующие корректировки (в первую очередь откорректировать валовые расходы, налоговый кредит, при необходимости пересчитать налоги и т. д.).
Налог на прибыль и валовые расходы. Осуществляя корректировки, нужно учитывать особые, установленные п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль нормы, касающиеся случая утраты документации. Так, если налогоплательщик, желающий сохранить валовые расходы, воспользовался нормами этого подпункта (т. е. своевременно уведомил о пропаже подтверждающей документации налоговый орган), однако при этом (до конца следующего отчетного периода) так и не восстановил пропавшие «валоворасходные» документы, то по итогам такого следующего отчетного периода не подтвержденные документально расходы не признаются валовыми (со знаком «-» заполняется строка 05.2 декларации по налогу на прибыль) и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза (такая пеня, по сути, представляет собой плату за отсрочку в корректировке валовых расходов; ее, на наш взгляд, налогоплательщик может отразить в строке 01.6 декларации по налогу на прибыль).
Вместе с тем Закон о налоге на прибыль не так уж и категоричен. И если впоследствии налогоплательщику все же удастся восстановить утраченные документы, то он имеет право в периоде восстановления включить уже подтвержденные расходы (причем с учетом ранее уплаченной пени) в валовые расходы. Заметим, что на эту возможность также указывает и п.п. 5.2.6 Закона о налоге на прибыль.
НДС и другие налоги. А вот в отношении НДС и других налоговых платежей подобных норм законодательства, предоставляющих «налоговую» отсрочку для восстановлении утраченной документации, к сожалению, не предусмотрено. Поэтому если подтверждающие документы утрачены, то «неподтвержденные» суммы будут считаться отраженными в налоговом учете неправомерно. А значит, налогоплательщику, к сожалению, предстоит провести соответствующие корректировки (в частности, откорректировать налоговый кредит и т. п.), используя при этом процедуру исправления ошибок. И сделать это лучше до начала проверки. Иначе у проверяющих появятся все основания для доначисления налоговых обязательств и применения финансовых санкций, освободить от которых вряд ли поможет пояснение причин отсутствия документов.

Людмила Солошенко, "Налоги и бухгалтерский учет", 2009, № 19
http://nibu.factor.ua/golden/doc.html?id=7018
Аватар пользователя
юрист
 
Сообщений: 455
Зарегистрирован: 25 ноя 2010, 10:51
Благодарил (а): 70 раз.
Поблагодарили: 120 раз.

UNREAD_POST basyanya » 28 янв 2011, 10:26

Спасибо! Я читала эти статьи чуть раньше. Не хочется из-за одного чека поднимать "бурю" с налоговыми и прокуратурой. Тем более,что отчетный период, в котором был утерян документ прошел и сам документ, хоть не оригинал, но более-менее восстановлен)) Я нашла еще статью, касающуюся нарушениям в сфере наличного обращения. Там изложена судебная практика решения данного вопроса.

http://www.vs.com.ua/index.php?pageid=3261
basyanya
 
Сообщений: 15
Зарегистрирован: 27 янв 2011, 10:26
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 2 раз.

UNREAD_POST vins » 26 июл 2012, 09:06

Как восстановить утраченные документы

Изображение

Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек.

Как долго хранить документы

Что предпринять, если документы утрачены
Чаще всего масштабные потери документов происходят из-за чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж и т. д.). Оказавшись в подобной ситуации, получите от уполномоченных органов документы, свидетельствующие о происшествии (справки или акты о пожаре, аварии коммунальных сетей и т. д.).

В случае если утраченные документы будут истребованы инспекцией или фондом, вам нужно будет объяснить причину потери и подтвердить ее соответствующими справками. Тогда уважительная причина может быть принята во внимание, и это позволит вам получить отсрочку или избежать штрафа.

После того как справки о происшествии получены, нужно выяснить, какие именно документы утрачены.

Для этого приказом руководителя создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию имеющихся документов, а по ее завершении составит акт, в котором укажет состав комиссии, потерянные документы и причину их утраты. После этого организация сможет приступать к их восстановлению.

Отметим, если известно, какие документы отсутствуют, организовывать комиссию не нужно. Допустим, утеряна определенная папка с «первичкой». Тогда сразу же, как вы это обнаружили, займитесь восстановлением утраченной документации.

Как бумаги восстановить

Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» — постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.

Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет.
Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.

Кассовые чеки. Утраченные чеки потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.

«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов. Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.

Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.
Аватар пользователя
vins
 
Сообщений: 6654
Зарегистрирован: 27 дек 2010, 12:38
Благодарил (а): 2704 раз.
Поблагодарили: 2891 раз.

UNREAD_POST Мыша » 26 июл 2012, 16:41

В тему

07.17 порядок оформлення касових операцій та ведення касової книги при здійсненні розрахунків у національній валюті
Чи можна виписувати дублікати прибуткових касових ордерів у разі їх втрати?
Відповідно до п. 1.2 ст. 1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. №637 (далі – Положення) касовий ордер - первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси.
Норми чинного законодавства, зокрема, норми Положення не передбачають дії щодо відновлення прибуткового касового при його втраті.
Аватар пользователя
Мыша
 
Сообщений: 944
Зарегистрирован: 07 июн 2011, 10:40
Благодарил (а): 288 раз.
Поблагодарили: 329 раз.

Пред.След.

Вернуться в SOS-поддержка

Кто сейчас на форуме

Зарегистрированные пользователи: Ads, Gb