В приказе предприятия о командировках оговорили "...Службовим відрядженням вважається поїздка працівника для виконання службового доручення в цілях забезпечення господарської діяльності підприємства.
Зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства підтверджують такі документи: – запрошення сторони, що приймає; – укладений договір або інші документи, що підтверджує намір установити цивільно-правові відносини для ведення госпдіяльності; – документи, що підтверджують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях, семінарах, інших заходах за тематикою господарської діяльності підприємства...".
У нас на предприятии до сих пор используем "Отчет о командировке", составленный работником в произвольной форме, где указывают, что провел переговоры относительно...... По возможности просим поставить на отчете штамп принимающей стороны. Если есть прилагаем прайсы возможного контрагента и т.п.
Пока проблем не было.