Можно уничтожить документы до проверки?

[Алена]

Действительно ли теперь можно уничтожать документы, которым больше трех лет, не дожидаясь проверки налоговиков?

[larisa]

Согласно НК действительно

Стаття 44. Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності

44.1. Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

44.2. Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку щодо доходів та витрат з врахуванням положень цього Кодексу.

44.3. Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

44.4. Якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті.

Пункт 44.4 НК, как мне кажется, применяется, если проверка началась до истечения срока хранения.
И заметьте, раньше три года отсчитывались с 1 января года, следующего за годом составления. А теперь с момента подачи декларации, для составления которой использовались эти документы.
Как мне кажется, это правило можно использовать в отношении тех документов, для которых в Перечне № 41 есть примечание "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення". для других, видимо, сроки хранения надо брать из Перечня № 41. но я не уверена в ответе, пускай меня поправят.

[Татьяна]

Но ведь в Перечень типовых документов изменений не вносили. Там по-прежнему - 3 года, но не ранее проведения проверки. Не будет в связи с этим проблем?

[foxy]

Предлагаю подойти к вопросу прагматично

Раньше ответственность могла наступить

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
ВІДДІЛ ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ ТА ДІЛОВОДСТВА

ЛИСТ

від 22.01.2003 р. N 05-75

Харківському обласному комітету оборони прав людини 
вул. Межлаука, 6/1, кім. 52
м. Харків, 61082

На Ваш запит повідомляємо, що строки зберігання документів визначає Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.98 N 41 і зареєстрований Міністерством юстиції України 17.09.98 за N 576/3016, опублікований в "Офіційному віснику України", N 38 за 1998 рік, а також Зміни та Доповнення до Переліку типових документів, що опубліковані в "Офіційному віснику України" за 2001 рік N 45, 50.

На підставі ст. 92-1 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" недбале зберігання, псування, знищення, приховування, незаконна передача іншій особі документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають внесенню до нього, незаконний доступ до зазначених документів -

тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених частиною першою цієї статті, -

тягнуть за собою накладення штрафу на громадян від семи до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб - від десяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

(аналогичный штраф предусмотрен ст. 92-1 КоАП)

а если это документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, то и

Стаття 164-2. Порушення законодавства з фінансових питань

Приховування в обліку валютних та інших доходів, непродуктивних витрат і збитків, відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей, порушення правил ведення касових операцій, перешкоджання працівникам державної контрольно-ревізійної служби у проведенні ревізій та перевірок, невжиття заходів щодо відшкодування з винних осіб збитків від недостач, розтрат, крадіжок і безгосподарності, - 

тягнуть за собою накладення штрафу від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одно з правопорушень, зазначених у частині першій цієї статті, -

тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Но ответственность по этой статье и раньше не очень то угрожала обычному предприятию (поскольку составляют протокол органы КРУ), то теперь если уничтожить документы согласно требованиям НК, то ответственности и подавно не будет.

А по ст. 92-1 КоАП - в ней использована формулировка "незаконное уничтожение", а уничтожение с соблюдением требований НК незаконным, на мой взгляд, незаконным назвать нельзя.

Тем более

1.4. Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій.

т.е. Перечень - основной, но не единственный акт, где могут определяться сроки хранения документов. НК по отношению к определенной группе документов будет более специальным.

[vins]

По мнению налоговиков, Налоговый кодекс в части сроков хранения документов уступает Перечню № 41. Столько нового для себя узнаю

# Які терміни передбачені для зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів СГ(ФО та ЮО), у випадку коли перевірка органом ДПС не проводилаcь більше 1095 днів?
# Коротка відповідь : Діє з 01.01.2011 Платник податків повинен самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, до закінчення документальної планової перевірки протягом встановленого законодавством терміну.
# Повна відповідь : Діє з 01.01.2011 Відповідно п.44.1 ст.44 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VІ із змінами та доповненнями (далі - ПКУ), для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Згідно із п.44.3 ст.44 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п.44.1 ст.44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання ? з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності. У разі ліквідації платника податків документи, визначені у п.44.1 ст.44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву. Відповідно до п.44.4 ст.44 ПКУ, якщо документи, визначені у п.44.1 ст.44 ПКУ, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п.44.3 ст.44 ПКУ . Терміни зберігання документів визначено в Переліку типових документів, затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 із змінами і доповненнями (далі – Перелік №41). Він є нормативним актом, обов’язковим для використання всіма суб’єктами господарювання незалежно від форми власності. Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки. Проте деякі документи потрібно зберігати протягом 5 та навіть 75 років (зокрема, відомості для нарахування зарплати). Крім того, щодо окремих документів Переліком №41 передбачені додаткові обмеження. Наприклад, деякі документи можна знищити лише після перевірки державними податковими органами. Так, відповідно до ст.315 Переліку №41 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти та ін.), мають зберігатися протягом трьох років за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Відповідно до пункту 77.3 статті 77 забороняється проведення документальної планової перевірки за окремими видами зобов’язань перед бюджетами, крім правильності обчислення, повноти і своєчасності сплати податку з доходів фізичних осіб та зобов’язань за бюджетними позиками і кредитами, що гарантовані бюджетними коштами.
Згідно п.78.1 ст.78 ПКУ документальні позапланові перевірки проводяться лише з підстав, визначених у цій статті. Таким чином позапланові перевірки можуть проводитись не за всіма видами зобов’язань платника податків перед бюджетом. Відповідно до п.85.2 ПКУ платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам органів державної податкової служби у повному обсязі всі документи, що належать до предмета перевірки або пов'язані з ним. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки. Таким чином, первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, повинні зберігатись платником податків до закінчення документальної перевірки за всіма видами зобов’язань платника податків перед бюджетом, закінчення процедур, пов’язаних з перевіркою, та у подальшому із дотриманням встановлених термінів зберігання документів відповідно до вимог Переліку №41. Відповідно до Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" із змінами та доповненнями підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну. Про порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) йдеться в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88 із змінами та доповненнями (далі - Положення №88). Згідно з п. 6.7 Положення №88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи. Причому відповідно до п.6.8 Положення №88, видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера. Отже, платник податків повинен самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, повинні зберігатись платником податків до закінчення документальної перевірки за всіма видами зобов’язань платника податків перед бюджетом, закінчення процедур, пов’язаних з перевіркою, та у подальшому із дотриманням встановлених термінів зберігання документів відповідно до вимог Переліку №41.

В общем, норма

44.3. Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

выходит, бессмысленная

[Irgrichuk]

ООО"ЛИОН" г. Першотравенск Днепропетровская обл. на общей системе налогооблажения. Последння проверка ГНАУ была в 2005 году. Можем ли мы списать и уничтожить документы, срок хранения которых 3 года ( 2006-2007 года, и 1 квартал 2008 года) не дожидаясь следующей проверки.

[Heloise]

Кратко:
- согласно ст. 44 НКУ – теоретически можно;
- по мнению ГНАУ, согл. Перечню № 41 – нельзя.
Более полная информация, со всеми выдержками, аргументами и документами обсуждалась вот в этой теме:
"Можно уничтожить документы до проверки?" http://www.buhforum.com/viewtopic.php?p=1083#p1083

[А.И.Корейко]

Действительно ли теперь можно уничтожать документы, которым больше трех лет, не дожидаясь проверки налоговиков?

Уничтожать...ни в коем случае: это действия лица, по которым может наступать ответственность.
Все остальное: "не знаю", "не помню","не видел/а" - проблемы лица, установившего отсутствие каких-либо документов

[налоговик]

Сроки хранения документов

Минюст утвердил Перечень типовых документов, создаваемых в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (приказ от 12.04.2012 г. № 578/5, зарегистрированный в Минюсте 17.04.2012 г. под № 571/20884). Перечень предназначен для использования всеми учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности. Он может использоваться также физическими лицами — предпринимателями.
Сроки хранения документов, определенные в этом Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление этих сроков допускается в случаях, если эта необходимость обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
Обращаем внимание, что Минюст настаивает на том, чтобы первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и послужившие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, извещения банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п.) должны передаваться на архивное хранение либо быть уничтожены через 3 года, но только при условии завершения проверки ГНС. Такой подход не совсем согласуется с правилами обращения с документами, предусмотренными НКУ.
Перечень вступит в силу с 01.01.2013 г.
Бухгалтерия № 20 14 мая 2012

[vins]

Как долго хранить документы?

На предприятии есть документы, составленные более трех лет назад. В этот период выездные налоговые проверки не проводились. Можем ли мы уничтожить документы или нужно ждать, пока не будет проведена проверка?
Об обязанности хранения документов большинство субъектов хозяйствования знает благодаря Перечню типовых документов, утвержденному приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41), который является основным нормативным актом при определении сроков хранения документов и их отбора для отнесения в состав Национального архивного фонда Украины либо для уничтожения документов (п. 1.1 Перечня № 41) и предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от форм собственности, а также физическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности (абзац второй п. 1.3 Перечня № 41).
В самом общем виде все документы в зависимости от сроков хранения можно разделить на такие группы:
1) документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы Национального архивного фонда (культурная ценность таких документов устанавливается соответствующей экспертизой; в течение года с начала деятельности предприятие должно обратиться к одному из государственных архивов по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения к Национальному архивному фонду);
2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы в свою очередь делятся на:
а) документы длительного (более 10 лет) хранения, в частности документы по личному составу (срок хранения составляет до 75 лет); для некоторых документов Перечень № 41 определяет срок хранения путем указания «75 лет — «В», где «В» означает возраст человека на момент завершения дела (продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела);
б) документы временного (до 10 лет включительно) хранения.
Исчисление сроков хранения документов согласно п.п. 2.9 Перечня № 41 осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Правда, какой момент считать завершением делопроизводства, Перечень № 41, к сожалению, не указывает. Есть основания считать, что если, к примеру, приказ датирован 02.12.2011 г., а подшит в дело, заверительная надпись на котором составлена 03.01.2012 г., отсчитывать предусмотренный Перечнем № 41 для соответствующих документов срок хранения нужно с 01.01.2013 г.
Срок хранения документов, для которых в Перечне № 41 стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самими предприятиями.
Перечень № 41 для обозначения срока хранения некоторых документов использует отметку «до ликвидации организации». Это означает, что такие документы хранятся до того, как будет инициирована процедура ликвидации предприятия, после чего они подлежат экспертизе ценности, по результатам которой те из документов, которые затрагивают права граждан и интересы государства, передаются в соответствующие архивные учреждения. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «постоянно», также подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются (п. 2.10 Перечня № 41).
Подчеркнем, сроки хранения документов, определенные Перечнем № 41, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 2.11 Перечня № 41), однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации («Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 19, с. 10). Впрочем, не исключен и вариант досрочной передачи документов на государственное хранение. Однако подобная операция осуществляется на платной основе.
Отметим, что приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 утвержден новый Перечень типовых документов («Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 39), но он начнет действовать только 01.01.2013 г. В аспекте рассматриваемого вопроса его вступление в силу кардинальных изменений не повлечет.
Уничтожению документов, срок хранения которых истек, должно предшествовать составление акта об изъятии документов для уничтожения. Специальная форма такого акта либо обязательные для включения в него реквизиты законодательством не предусмотрены (письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. № 03-622), поэтому он может быть составлен в произвольной форме с соблюдением принятых в делопроизводстве правил оформления документов. После этого акт об изъятии документов для уничтожения должен быть рассмотрен экспертной комиссией предприятия. Эта обязанность не распространяется на физлиц-предпринимателей (письмо Госкомархива от 28.07.2004 г. № 01-1113). Кроме того, для документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед их включением в акт об изъятии для уничтожения должны быть созданы сводные описи, которые также передаются на рассмотрение экспертной комиссии предприятия. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется в виде протокола. Одобренные комиссией акты об изъятии и сводные описи передаются на согласование экспертно-проверочной комиссии государственного архива (архива госадминистрации или местного совета). После этого акт об изъятии для уничтожения утверждается руководителем предприятия. Только после этого документы могут быть уничтожены.
Но и выполнение субъектом хозяйствования всех перечисленных выше требований не дает ему права уничтожить документы самостоятельно. Субъект хозяйствования может сдать их предприятиям по заготовке вторсырья. Сдаются документы по накладным, в которых указывается вес
бумажной макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве субъекта хозяйствования (п. 3.7 Перечня № 41, см. также письмо Госкомархива от 01.12.2005 г. № 01-1478). Если объем дел для уничтожения незначительный, они могут быть сожжены, о чем делается отметка в акте об изъятии для уничтожения, однако какой объем даже приблизительно можно считать незначительным, нормативные акты не детализируют. К слову, акт об изъятии документов для уничтожения может пригодиться субъекту хозяйствования, к примеру, в случае получения запроса от налогового органа о предоставлении той или иной информации либо истребования документов в ходе налоговой проверки. В такой ситуации отказ налогоплательщика от предоставления соответствующего документа будет выглядеть более убедительно, если к нему будет приложен соответствующий акт об изъятии документов для уничтожения (либо акт (справка) о передаче документов в госархив).
Какими могут быть негативные последствия, если субъект хозяйствования отклонится от установленных сроков хранения документов?
Статья 92-1 КоАП предусматривает административную ответственность за нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях, которое может проявиться в халатном хранении, порче, незаконном уничтожении, сокрытии, незаконной передаче другому лицу архивных документов, нарушении порядка доступа к указанным документам, а также несообщение государственному архивному учреждению о наличии архивных документов в случае возникновения угрозы уничтожения либо значительного ухудшения их состояния (см. также письмо Государственного комитета архивов Украины от 22.01.2003 г. № 05-75). За указанное нарушение может быть наложен штраф на граждан от 3 до 7 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (далее — ннмдг) (от 51 до 119 грн.) и предупреждение либо наложен штраф на должностных лиц — от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн.). Рассматривают дела и налагают соответствующие административные взыскания суды (ст. 221 КоАП) на основании составленных органами управления архивным делом и делопроизводством админпротоколов (ст. 255 КоАП).
Впрочем, Госкомархив в письме от 06.03.2007 г. № 01-321 пришел к выводу, что действующее законодательство устанавливает админответственность за нарушение требований к порядку хранения, а также за незаконное уничтожение исключительно документов Национального архивного фонда. К этому выводу Госкомархив приходил и раньше (см. письмо от 27.12.2004 г. № 01-1915), несмотря на то что действующее законодательство дает понятию архивного документа достаточно широкое определение: это документ независимо от его вида, вида материального носителя информации, места, времени создания и места хранения, а также формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится либо подлежит хранению, учитывая значимость для человека, общества или государства либо его ценность для собственника как объекта движимого имущества. Однако, если продолжить мысль Госкомархива, нарушения в отношении документов, не отнесенных к документам НАФ, применения мер ответственности по КоАП повлечь не должны.
Кроме того, нарушение сроков хранения бухгалтерских документов, по мнению Главного контрольно-ревизионного управления Украины, влечет административную ответственность по ст. 164-2 КоАП, так как является нарушением установленного порядка ведения бухгалтерского учета (см. письмо от 16.12.2002 г. № 02-18/724). Правда, штраф на основании указанной статьи — сфера компетенции органом государственной контрольно-ревизионной службы (ст. 234-1 КоАП), а значит, субъекты хозяйствования и их должностные лица, под ее контроль не подпадающие, могут данного штрафа не опасаться.
Куда более серьезные последствия могут наступить, если нарушение допущено в отношении документов, на основании которых ведется налоговый и бухгалтерский учет.
Как известно, налоговый орган может требовать от налогоплательщиков первичные документы, которые используются в бухгалтерском и налоговом учете, другие регистры, финансовую, статистическую отчетность, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы с учетом сроков их хранения. Если сроки хранения еще не истекли, а соответствующие документы налоговому органу не предоставлены, — это может обернуться для налогоплательщика снятием расходов и непризнанием налогового кредита.
В свою очередь, согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности. Если такие документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней (п. 44.4 НКУ).
Обратим внимание: предусмотренная Перечнем № 41 оговорка о необходимости хранения определенных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налогового органа, должна толковаться именно в свете приведенной нормы п. 44.4 НКУ. Иначе говоря, если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены. Правда, вынуждены предупредить, ранее высшие судебные инстанции исходили из куда более строгого прочтения указанной нормы, подчеркивая, что если сроки хранения документов истекли, но в указанный период на предприятии проверки налоговых органов не проводились, документы не подлежат уничтожению (см., например, определения ВАСУ от 12.03.2009 г. № К-16003/07, от 20.11.2007 г. № К-17039/06, К-34254/06). Похоже, что из аналогичного понимания, игнорируя прямые предписания НКУ, намерены исходить и налоговые органы при проведении проверок (см. Единую базу налоговых знаний, подразделы 020.01, 030.01).
В обратной ситуации, когда проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли, передавать документы для уничтожения нельзя. Более того, если до момента окончания сроков хранения документов будет снова проведена налоговая проверка, налогоплательщик не может отказать проверяющим в доступе к документам на том основании, что они уже становились предметом проверки.
Уничтожение либо утрата документов, на основании которых ведется налоговый и бухгалтерский учет, ранее установленных сроков может повлечь применение к налогоплательщику штрафа в размере 510 грн., а при повторном в течение года выявлении аналогичного нарушения — 1020 грн. (п. 121.1 НКУ). Данный штраф налагается на самого налогоплательщика. А вот его должностным лицам могут грозить санкции по ст. 163-1 НКУ. Штраф может быть наложен судом на основании административного протокола органов государственной налоговой службы в течение трех месяцев со дня составления админпротокола.
Елена Уварова, юрист
НиБУ № 43\2012

[VOA]

Месяц назад знакомая-собственник занималась уничтожением и сдачей в архив документов. В архиве ей напомнили об уголовной ответственности за несдачу необходимых документов на хранение. Заинтерсовалась и нашла такие статьи юристов в ВоБУ № 23 за 07.03.2012 (статьи УКУ, на которые даются в статьях ссылки - действующие на сегодня), но т.к. у меня подписка бумажная, то нашла эти же статьи на "Адвокат-консалтинг":

КАКОВА ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА БЕЗОСНОВАТЕЛЬНОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Директор сжег документы, которым более трех лет. Но я читала, что этого нельзя делать просто так. Предусмотрена ли ответственность для директора и самого предприятия за такой проступок?

ОТВЕТ: Должностных лиц могут привлечь к административной или уголовной ответственности, а к предприятию применить финсанкции.

Административная ответственность

За халатное хранение, порчу, незаконное уничтожение, утаивание, незаконную передачу другому лицу архивных документов, нарушение порядка доступа к ним применяют:
— к гражданам — предупреждение или админштраф в размере от 51 до 119 грн;
— к должностным лицам — предупреждение или админштраф от 85 до 170 грн;
— за повторное нарушение в течение года — граждан ждет штраф от 119 до 340 грн, а должностных лиц — от 170 до 680 грн (ст. 921 Кодекса Украины об административных правонарушениях, далее — КоАП).

Взыскание налагает районный, районный в городе, городской или горрайонный суд, а протокол могут составить должностные лица органов управления архивным делом и делопроизводством (ст. ст. 221, 255 КоАП).

Справочно

Архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя информации, места, времени создания и места хранения и формы собственности на него, прекративший выполнять функции, для которых был создан, но хранящийся или подлежащий хранению, исходя из значимости для лица, общества или государства либо ценности для собственника также как объект движимого имущества (ст. 1 Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24. 12. 93 г. №3814-ХII).

Уголовная ответственность

Она предусмотрена за умышленное уничтожение, повреждение или утаивание частных документов, находящихся на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности, совершенное в корыстных целях1 или в других личных интересах (ст. 357 Уголовного кодекса Украины, далее — УКУ).

Также есть ответственность за умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие документов Национального архивного фонда, то есть архивных документов, культурная ценность которых признана соответствующей экспертизой и которые подлежат государственному учету и хранению (ст. 2981 УКУ). Здесь санкция — штраф от 50 до 100 НМДГ (от 850 до 1700 грн) или арест на срок до шести месяцев. За те же действия, совершенные относительно уникальных документов Национального архивного фонда, — лишение свободы на срок до трех лет. А за совершенное служебным лицом с использованием служебного положения — лишение свободы на срок от трех до пяти лет.

Финансовые санкции и налоговые последствия

Должностные лица или учредители предприятия не единственные, кто может отвечать за уничтожение документов. Само юрлицо как налогоплательщика также могут привлечь к ответственности.

Она предусмотрена за необеспечение плательщиком хранения первичных документов учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления, уплаты налогов и сборов в течение 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности и/или непредоставления плательщиком контролирующим органам оригиналов документов либо их копий при налоговом контроле (ст. 121 Налогового кодекса Украины, да. гее — НКУ). За это будет штраф 510 грн, а за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.

В завершение обратите внимание, что, кроме финсанкции, предприятие не сможет включить в налоговые расходы по налогу на прибыль затраты, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога (пп. 139. 1. 9 НКУ). Аналогично на основании п. 198. 6 НКУ предприятие не вправе относить к налоговому кредиту суммы налога, уплаченного (начисленного) в связи с приобретением товаров/услуг, не подтвержденных налоговыми накладными или таможенными декларациями (другими подобными документа согласно п. 201. 11 ст. 201 НКУ) или оформленных с нарушением требований. Не исключаем и других налоговых последствий — все зависит от того, какие именно документы уничтожены. Например, если это были те, которые подтверждают право наемного работника на налоговые льготы, то может возникнуть необходимость доплатить налог на доходы.

Глеб САЗОНОВ, юрист, г. Киев
-
1 Когда действия лица направлены на завладение непринадлежащим ему имуществом или правом либо совершение в его пользу действий неимущественного характера (п. 15 постановления Пленума Верховного Суда Украины "О судебной практике по делам о преступлениях против собственности" от 06. 11. 09 г. № 10).

УМЫШЛЕННОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ: КОГДА ЭТО ПРЕСТУПЛЕНИЕ

За какое уничтожение документов наступает уголовная ответственность

Уголовный кодекс Украины (далее — УКУ) содержит две статьи, которые предусматривают ответственность должностных лиц юрлица за уничтожение документов.

Основная из них — ст. 357, в диспозицию которой входит, в частности, умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей. Непосредственно из упомянутой статьи следуют две непременные предпосылки: уничтожение должны совершить по корыстным мотивам или в других личных интересах, а документам надлежит быть именно официальными. Кроме того, противоправные действия относительно документов приводят к нарушению работы предприятия, учреждения или организации.

Важно!
Под официальными документами нужно понимать содержащие зафиксированную на любых материальных носителях информацию, которая подтверждает или удостоверяет определенные события, явления или факты, которые вызвали или способны послужить причиной последствий правового характера, или может использоваться в качестве доказательства в правоустанавливающей деятельности. При этом такие документы должны составляться с соблюдением определенных законом форм и содержать предусмотренные законом реквизиты (примечание к ст. 358 УКУ).

Отметим, что к официальным документам правовая практика относит не только деловые бумаги, а и другие материальные объекты, наделенные способностью удостоверять юридически существенные факты (электронные документы, фотографии, аудио- и видеопленки). Неофициальным признаком важности соответствующих документов можете принять то, что их утрата значительно усложнит реализацию юрлицом своих прав, свобод и законных интересов.

Вторая статья из УКУ на интересующую нас тему — это 2981, которая устанавливает наказание за умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие документов Национального архивного фонда. Здесь основание для привлечения к ответственности тоже уже определенного ст. 357 УКУ ведь речь идет об уничтожении документов именно Национального архивного фонда. То есть тех, чья культурная ценность признана соответствующей экспертизой и которые подлежат государственному учету и хранению (абз. 3 ст. 1 Закона Украины " О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24. 12. 93 г. № 3814-ХII). Но в работе обычного субъекта хозяйствования такие бумаги, как правило, не создают и не применяют. Значит, мы в эту статью УКУ не слишком уж углубляемся.

Обратите внимание!
Уничтожением будут считать такие действия, вследствие которых документы прекращают физически существовать. Т.е. перейдут в состояние, исключающее их использование в будущем по целевому назначению. Это может быть, например, сожжение, когда бумаги или другие носители перестают существовать, или же вымачивание до такой стадии, когда сам материальный носитель (бумага) останется, но использовать его уже не удастся, ибо чернила размыты до нечитабельности. Взамен повреждением станет такой ущерб документам, когда их дальнейшее использование существенно осложнится или станет практически невозможным (скажем, первичку порвали в клочья или чем-то залили).

Какова ответственность за умышленное уничтожение документов

Таблицу смотреть здесь http://advocat-cons.info/index.php?news ... Ypug9v4GQw /не получается прикрепить/

Когда уничтожение документов будут считать умышленным

В вышеназванных статьях УКУ фигурирует именно умышленное уничтожение документов1. К тому же авторы комментариев к УКУ2, описывая субъективную сторону преступления, предусмотренного ст. 357 того же Кодекса, однозначно твердят о прямом умысле. Давайте выясним, о чем идет речь.

Согласно ст. 23 УКУ умысел считают, наряду с неосторожностью, одной из форм психического отношения лица к совершаемому им действию или бездеятельности, а также к последствиям соответствующего деяния.

Вместе с тем прямой умысел и тогда, когда лицо осознавало общественно опасный характер своего деяния, предусматривало его общественно опасные последствия и желало их наступления. Проще говоря, делало все от него зависящее, чтобы настали определенные последствия, которые законодательство считает противоправными. Взамен статус косвенного носит такой умысел, если лицо осознавало общественно опасный характер своих действий (бездеятельности), предусматривало его противоправные последствия и хотя не желало, но сознательно предполагало их наступление (ст. 24 УКУ).

На заметку!
Если в случае прямого умысла виновный предусматривает последствия как возможный или неизбежный результат своего общественно опасного деяния, то при косвенном он предполагает лишь возможность наступления таких последствий.

Что это означает, если перевести с сухого юридического на нормальный человеческий язык?
Во-первых, виновник осознает, что его деяния — противоправны. Вместе с тем ему не важно знать конкретную статью из УКУ достаточно понимать противоправность своих действий или бездеятельности. Кроме того, он может ошибаться относительно оценки своего деяния, считать его менее опасным, нежели на самом деле, либо оценивать как админправонарушение. Сути дела это не меняет — ключевым является момент осознания того, что при обычных обстоятельствах он бы такого не совершил.
Во-вторых, правонарушитель понимает, что соответствующее деяние приведет к общественно опасным последствиям, то есть таковым, которые нанесут кому-то ущерб, нарушат охраняемые законом права или интересы других лиц (как физических, так и юридических). Конкретный характер таких последствий (уклонение от уплаты налогов, сокрытие другого преступления) в этом случае не определяющий. Главное — последствия эти незаконны, они бросают вызов охраняемому законодательством правопорядку.
Наконец, в-третьих, лицо должно хотеть, чтобы упомянутые последствия настали в результате определенных действий (бездеятельности). То есть свое деяние оно направляет именно на них. Например, если директор подожжет склад предприятия, дабы сокрыть растрату, не зная, что накануне бухгалтер занес туда же пару ящиков с финхоздокументацией, то не будет состава преступления, предусмотренного ст. 357 УКУ в вопросе умышленного уничтожения документов. Ведь он желал не уничтожения документов как таковых. Но если тот же директор плеснет несколько ведрышек воды в ящик с документами, то понятно, что он хотел повредить именно последние, доведя их до нечитабельного состояния.

Укажем также, что для признания уничтожения документов умышленным не важно, был соответствующий умысел должностного лица юрлица заранее обдуманным и спланированным или же возник спонтанно, внезапно.

Важно!
Обязательным признаком субъективной стороны преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 357 УКУ то есть и умышленного уничтожения документов, считают корыстный мотив или другие личные интересы, которыми руководствовался преступник. Корыстным станет мотив, которым тот руководствовался, дабы получить определенные материальные блага для себя или других (в т. ч. юридических) лиц, или же наоборот — сохранить определенные имущественные права, избежать материальных расходов или обязанностей. Одним словом, хотел в результате преступления достичь материальной выгоды. А вот личными мотивами правовая практика считает низменные (месть, зависть) или благородные (намерение кого-то защитить).

Кто устанавливает умышленность уничтожения документов

Досудебное следствие по вышеупомянутым статьям УКУ проводят следователи органов внутренних дел, проще, следователи из милиции (ст. 11 Уголовно-процессуального кодекса Украины, далее - УПК /тут нужно перепровериться, т.к. УПК у нас с осени 2012 - новый/).

Если по итогам досудебного следствия следователь придет к выводу, что соответствующее преступление действительно имело место, то он составит обвинительное заключение (ст. 223 УПК). В последнем указывают обстоятельства дела, как они установлены в досудебном следствии, в частности, место, время, способы, мотивы и последствия преступления. В резолютивной части такого заключения следователь приведет сведения о личности обвиняемого, кратко излагая суть предъявленного обвинения с указанием статьи УКУ предусматривающей такое преступление.

Окончательное же решение по делу принимает суд, который выносит приговор (ст. 321 УПК). Тот может быть обвинительным, когда подсудимого признают виновным в совершении преступления и суд назначает ему наказание, или оправдательным, если не установлены события преступления, когда в деянии подсудимого нет состава преступления. а также когда не доказано участие подсудимого в совершении преступления (ст. 327 того же Кодекса).

1 Порчу или уничтожение документации по неосторожности считают административным правонарушением, влекущим за собой ответственность по ст. 92' Кодекса Украины об административных правонарушениях.
2 См., например, Науково-практичний коментар Кримінального кодексу України. — К: Юридична думка, 2008. — 1216 с.; Науково-практичний коментар до Кримінального кодексу України. — К.: Дакор, 2008. — 1428 с.

Богдан СВИРЖСКИЙ, юрист газеты "Все о бухгалтерском учете"

И ещё вот такой комментарий с "Адвокат консалтинг":

Об утрате первичной документации предприятия

Разъясняем, что в соответствии с подпунктом 4.5.4 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16 и зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 под № 407/5598 (с изменениями), в случае установления на предприятии недостачи документов и дел, числящихся по номенклатуре, соответствующими структурными подразделениями осуществляется их розыск. В случае отрицательного результата розыска руководитель предприятия по представлению экспертной комиссии и архива утверждает акт о недостаче архивных дел (документов), создает комиссию по служебному расследованию, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утрате документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем соответствующего структурного подразделения, передается в архив предприятия.

В случае утраты документов вследствие стихийного бедствия, пожара и т. п. на предприятии должны составляться соответствующие документы по расследованию причин их утраты (акты, отчеты, заключения экспертов, протоколы комиссий). В случае необходимости к составлению указанных документов привлекаются соответствующие органы.

И. о. Председателя К. НОВОХАТСКИЙ

Комментарий редакции

РАЗЫСКИВАЕТСЯ ДОКУМЕНТ! ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ УТЕРЯНА ПЕРВИЧКА

Госкомархив в комментируемом письме указал алгоритм действий, которые необходимо предпринять, когда пропали документы, опираясь на пп. 4.5.4 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Госкомархива от 16.03.01 г. № 16 (далее — Правила работы архивов). Из них следует, что организовать процесс обязан руководитель предприятия: сначала розыск документов, а если он не дал результата, создать комиссию по служебному расследованию, привлечь к ответственности лиц, виновных в утрате документов или дел, документально оформить пропажу справкой, которую передают в архив предприятия.

Однако хотели бы добавить, что документов бухгалтерии касается еще один норматив. Кроме Правил работы архивов, необходимо опираться на Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. В его п. 6.10 указано, что о пропаже или уничтожении первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения должен письменно уведомить правоохранительные органы.

К тому же он обязан привлечь к работе в комиссии, созданной для восстановления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи, представителей следственных органов, охраны и пожарного надзоре. Копию акта, оформленного по результатам работы комиссии, нужно в течение 10 дней предоставить налоговым органам.

И, конечно же, предпринять меры для восстановления документации и бухгалтерских регистров. О том, что такие меры предпринимаются или предпринимались в прошлом, может свидетельствовать соответствующий приказ руководителя.

Теперь о том, почему надо так дотошно следовать этим предписаниям.

Во-первых, потому что за ряд нарушений, связанных с хранением документов, законодательством установлена ответственность. Прежде всего рискуют должностные лица, и в первую очередь руководитель. Ведь сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока, но не менее трех лет, — зона его ответственности (п. 3 ст. 8 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г № 996-ХIV).

Согласно ст. 921 Кодекса об административных правонарушениях Украины (далее— КоАП) за халатное хранение документов должностным лицам грозит предупреждение или штраф от 5 до 10 НМДГ. Правда, наложить его могут только по решению суда, а протокол правомочны выписать органы управления архивным делом и делопроизводством (ст. ст. 221, 255 КоАП). Так что, пока они не наведаются в гости, админответственности можно не опасаться.

Зато за умышленное уничтожение, порчу или сокрытие официальных или частных документов предусмотрена уголовная ответственность в виде штрафа до 50 МНДГ или ограничения свободы до трех лет (ст. 357 Уголовного кодекса Украины). И хотя умысел не так просто доказать, если до того дойдет дело, непринятие мер по розыску и восстановлению документации будет свидетельствовать не в пользу должностных лиц.

Во-вторых, всем известна исключительная важность документального подтверждения затрат для налогового учета. Таким образом, чтобы не давать повода для налоговых санкций, необходимо придерживаться установленных правил, а кроме того, приложить все силы, чтобы документы в кратчайшие сроки были восстановлены.

Оттуда же:

ОБ УВЕДОМЛЕНИИ КОНТРОЛИРУЮЩИХ ОРГАНОВ ПО ПОВОДУ УТЕРИ ДОКУМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ УКРАИНЫ

Письмо от 06.04.11 г. № 4236/5/23-4016/287

ОБ УВЕДОМЛЕНИИ КОНТРОЛИРУЮЩИХ ОРГАНОВ ПО ПОВОДУ УТЕРИ ДОКУМЕНТОВ

Пунктом 44.5 статьи 44 раздела II Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) определено, что в случае потери, повреждения или. досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 статьи 44 раздела II Кодекса, налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета в порядке, установленном Кодексом для предоставления налоговой отчетности, и таможенный орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.

Налогоплательщик обязан восстановить утерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган государственной налоговой службы, таможенный орган.

Следовательно, статья 44 раздела II Кодекса устанавливает единые требования к подтверждению данных, определенных в налоговой отчетности, в частности и порядок уведомления налогоплательщиком органа государственной налоговой службы об утере документов в течение всего срока, установленного законодательством для их хранения, общий порядок восстановления документов и проведения проверки плательщика в таких случаях.

Подпункт 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса касается порядка формирования расходов при определении налогооблагаемой прибыли в случае утери первичных документов, в частности, предоставляется право налогоплательщику включить в состав расходов затраты, которые на дату предоставления отчетности не подтверждены утерянными первичными документами, а также предусмотрены действия налогоплательщика в случае их невосстановления в течение последующего отчетного периода.

Таким образом, нормы пункта 44.5 статьи 44 раздела II Кодекса не противоречат подпункту 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса, поскольку они касаются различных сфер регулирования. Кроме того, эти нормы предусматривают одинаковые сроки (90 календарных дней и в течение последующего отчетного периода — квартал) для восстановления утерянных документов.

Стало быть, налогоплательщики при ведении налогового учета по налогу на прибыль в случае утери первичных документов применяют нормы подпункта 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса, а в иных случаях — нормы пункта 44.5 статьи 44 раздела ІІ Кодекса.

Заместитель Председателя Комиссии по проведению реорганизации ГНА Украины, заместитель Председателя ГНА Украины
И. НОСАЧОВА

Комментарий редакции
УТЕРЯ ДОКУМЕНТОВ: СПОСОБЫ СОХРАНИТЬ РАСХОДЫ И ОТЛОЖИТЬ ПРОВЕРКУ
В письме ГНАУ от 06.04.11 г. №4236/5/23-4016/287 (далее— письмо № 4236) налоговики утверждают, что п. 44.5 и пп. 139.1.9 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) нисколько друг другу не противоречат и не пересекаются в зоне своего влияния. Напомним: обе нормы дают предписания на случай утери (порчи, уничтожения) документов. По мнению контролеров, пп. 139.1.9 НКУ налогоплательщики применяют при утрате документов только для налогового учета по прибыли. А во всех остальных ситуациях руководствуются п. 44.5. Мы не совсем согласны с ними, хотя особо спорить по этому вопросу нет смысла — прежде всего потому, что инструкции, предоставленные такими нормами, очень похожи. Но все же считаем не лишним уделить этому вопросу внимание, так как часто опасность кроется в деталях.

По структуре пп. 139.1.9 принадлежит статье 139 НКУ, посвященной затратам, которые нельзя включать в налоговые расходы. Неудивительно, что первый его абзац бьет в то же место. Согласно ему в налоговый учет не включают расходов, не подтвержденных соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательными для бухгалтерского учета и учета по налогу на прибыль. Для себя отметим: здесь речь идет только о документах, которые подтверждают затраты.

Второй же абз. пп. 139.1.9 говорит о том, как поступать, если они были утеряны, уничтожены или испорчены. Правила такие: письменно заявить об этой неприятности в налоговую по месту регистрации, причем заявление должно быть подано до или вместе с расчетом налоговых обязательств за отчетный налоговый период. Соблюдение указанных инструкций позволяет включить в этом периоде не подтвержденные документами затраты, но до поры до времени. Сроки ограничены окончанием следующего отчетного периода. Всего получается 90—92 дня, в зависимости от месяцев, его наполняющих. Не вложились в сроки — убирайте затраты и насчитывайте пеню, исходя из 120% учетной ставки НБУ на сумму недоплаченного налога.

В свою очередь, п. 44.5 НКУ структурно принадлежит ст. 44 "Требования к подтверждению данных, определенных в налоговой отчетности" из р. II, посвященного администрированию всех НКУшных налогов, сборов, обязательных платежей. Он также содержит требование уведомить налоговый орган по месту учета о потере, повреждении или досрочном уничтожении документов, причем охватывает более широкий их перечень. Это:

— первичка, регистры бухучета, финансовая отчетность, другие документы, связанные с исчислением налогов и сборов (п. 44.1 НКУ);
— документы, связанные с исполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы (расчетно-кассовые операции, патентование, лицензирование), — п. 44.3 НКУ.

По общему правилу их хранят не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, на основании которых ее составляли. Если потеряли (повредили, уничтожили) документы, извольте в течение пяти дней с момента такого события (точнее сказать, обнаружения) уведомить контролеров в порядке, установленном ст. 49 НКУ для подачи налоговых деклараций, или же таможенников, которые оформляли таможенную декларацию. И это одно из существенных отличий правил из пп. 139.1.9 и п. 44.5 НКУ — сроки подачи заявления (уведомления).

Есть и общее между ними: п. 44.5 НКУ дает почти столько же времени на восстановление документов — 90 дней со дня поступления уведомления к контролерам. Просим обратить внимание: не со дня его подачи, а со дня поступления к адресату. Итак, своевременная подача уведомления, согласно п. 44.5 НКУ, позволяет отодвинуть начало проверки на 90 дней, как только установлено, что без таких документов ее невозможно провести. Причем п. 1.15 Методических рекомендаций о порядке организации и проведения проверок налогоплательщиков из Приложения 1 к приказу ГНАУ от 14.04.11 г. № 213 (далее — Методрекомендаций) свидетельствует о том, что получение такого уведомления по месту учета налогоплательщика может приостановить уже начатую документальную проверку.

Любопытен порядок принятия решения о переносе ее сроков, с которым нас знакомит тот же п. 1.15 Методрекомендаций: инициировать его вправе сами проверяющие. О невозможности проведения проверки им позволено составить акт в произвольной форме с указанием причин, среди которых может быть утеря, порча или уничтожение документов, составляющих предмет их интересов. Затем на основании этого акта начальник ГНС подписывает или не подписывает приказ о переносе ее сроков.

Что из этого следует? Само существование подзаконного норматива, выполнение требований которого обязательно для налоговиков, показывает, что норма рабочая, но распространяется только на документальные проверки (их признаки см. в ст. 75 НКУ), ведь в п. 1.15 Методрекомендаций упомянуты только таковые. Хотя в этом случае подзаконный документ сужает права налогоплательщиков, поскольку в п. 44.5 НКУ не конкретизированы виды проверок, которые могут быть отложены после получения контролерами уведомления об утрате документов. Теоретически он должен бы позволять переносить и фактические проверки, с которыми могут нагрянуть нежданно-негаданно без предварительного уведомления (п. 80.1 НКУ), но это из разряда фантазий.

В контексте рассматриваемого вопроса важнее другое. По структуре НКУ п. 44.5 —общая норма, которая распространяется на все налоги, сборы и обязательные платежи. Соответственно, она же актуальна для налога на прибыль. Руководствуясь сроками подачи заявления из п. 139.1.1 НКУ, можно лишь подпитать неподтвержденными затратами декларацию по прибыли на один налоговый период. В тоже время своевременная подача уведомления об утере (порче, уничтожении) документов, по п. 44.5 НКУ, предоставляет куда большие преимущества. Именно поэтому мы не полностью согласны с выводом налоговиков в письме № 4236 о зоне влияния вышеуказанных норм. Надеемся, нюансы, о которых мы рассказали, помогут вам не потерять чудесной возможности отсрочить документальную проверку — выездную или невыездную, в том числе и по налогу на прибыль.

Елена КОВАЛЕНКО, консультант газеты

От "Вестника ГНСУ" № 28 от 27.07.2012 и Т.Федченко для единщиков:

Ответственность за несохранение первичных документов предпринимателями — плательщиками единого налога

В соответствии с приказом № 1637 плательщики единого налога первой и второй групп и плательщики единого налога третьей группы, не являющиеся плательщиками НДС, ведут книгу учета доходов путем ежедневного, по итогам рабочего дня, отражения полученных доходов.

Плательщики единого налога первой группы представляют в орган ГНС налоговую декларацию плательщика единого налога в срок, установленный для годового налогового (отчетного) периода, в которой отражаются объем полученного дохода, ежемесячные авансовые взносы.

Плательщики единого налога второй и третьей групп представляют в орган ГНС налоговую декларацию плательщика единого налога в сроки, установленные для квартального налогового (отчетного) периода.

Плательщики единого налога третьей группы, являющиеся плательщиками НДС, ведут учет доходов и расходов.

В соответствии с п. 296.10 ст. 296 Налогового кодекса плательщики единого налога первой — третьей групп не применяют РРО.

Вместе с тем Закон об РРО распространяется на всех субъектов хозяйствования, осуществляющих расчетные операции в наличной и/или безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг.

Следовательно, согласно п. 8 ст. 3 Закона об РРО субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, обязаны реализовывать товары (предоставлять услуги) при условии наличия ценника на товар (меню, прейскуранта, тарифа на предоставляемую услугу) в денежной единице Украины.

Также субъекты хозяйствования должны вести в порядке, установленном законодательством, учет товарных запасов на складах и/или по месту их реализации, осуществлять продажу только товаров, отраженных в таком учете, за исключением продажи товаров лицами, которые в соответствии с законодательством облагаются налогом по правилам, не предусматривающим ведение учета объемов реализованных товаров (предоставленных услуг), и предоставлять покупателю товаров (услуг) по его требованию чек, накладную или другой письменный документ, удостоверяющий передачу права собственности на них от продавца к покупателю в целях выполнения требований Закона о защите прав потребителей. Нарушение этого правила влечет за собой ответственность, предусмотренную указанным Законом, но не может быть основанием для применения к нарушителю административных или финансовых санкций, предусмотренных законодательством по вопросам налогообложения, в соответствии с требованиями пунктов 12 и 15 ст. 3 Закона об РРО.

Кроме того, согласно пп. 16.1.5 п. 16.1 ст. 16 Налогового кодекса налогоплательщики обязаны представлять на надлежащим образом оформленное письменное требование контролирующих органов (в случаях, определенных законодательством) документы по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов.

Пунктом 44.1 ст. 44 Налогового кодекса определено, что налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 ст. 44 вышеуказанного Кодекса, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока представления такой отчетности (абзац первый п. 44.3 ст. 44 Налогового кодекса).

Порядок формирования первичных бухгалтерских документов регламентируется Законом о бухучете и Положением № 88.

В соответствии со ст. 1 Закона о бухучете первичный документ — документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Пунктами 1 и 2 ст. 9 вышеуказанного Закона определено, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:
название документа (формы);
дату и место составления;
название предприятия, от лица которого составлен документ;
содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Согласно п. 2 Положения № 88 первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Хозяйственные операции — это факты предпринимательской и другой деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п.

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства (пп. 2.5 п. 2 Положения № 88).

Ответственность за нарушение установленных законодательством сроков хранения документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, предусмотрена ст. 121 Налогового кодекса.

Так, согласно этой статье необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 Налогового кодекса сроков их хранения и/или непредоставление плательщиком контролирующим органам оригиналов документов либо их копий при осуществлении контроля в случаях, предусмотренных этим Кодексом, влекут за собой наложение штрафа в размере 510 грн.

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года применялся штраф за такое же нарушение, влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 грн.

В соответствии с п. 297.3 ст. 297 Налогового кодекса плательщик единого налога выполняет предусмотренные этим Кодексом функции налогового агента при начислении (выплате, предоставлении) облагаемых налогом на доходы физических лиц доходов в пользу физического лица, состоящего с ним в трудовых или гражданско-правовых отношениях.

В случае неудержания налога на доходы физических лиц при выплате дохода гражданам (в том числе за приобретенные у них товары, работы, услуги) к налогоплательщикам применяются штрафные санкции как к налоговому агенту, предусмотренные п. 127.1 ст. 127 Налогового кодекса, и на сумму налогового долга начисляется пеня по окончании сроков погашения согласованного денежного обязательства согласно пп. 129.1.1 п. 129.1 ст. 129 этого Кодекса.

При этом за непредставление, представление с нарушением установленных сроков, представление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками налоговой отчетности о суммах доходов, начисленных (уплаченных) в пользу налогоплательщика, суммах удержанного из них налога на налогового агента налагается штраф в соответствии с п. 119.2 ст. 119 Налогового кодекса.

Кроме того, за неудержание или неперечисление в бюджет сумм налога на доходы физических лиц при выплате физическому лицу доходов, неуведомление или несвоевременное уведомление государственным налоговым органом по установленной форме сведений о доходах граждан предусмотрена административная ответственность согласно ст. 1634 КоАП в виде предупреждения или наложения штрафа в размере от двух (34 грн.) до трех (51 грн.) не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, а при повторном нарушении в течение года — штраф в размере от трех (51 грн.) до пяти (85 грн.) не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.

Татьяна Федченко,начальник отдела налогообложения самозанятых лиц Управления администрирования налогов на доходы физических лиц Департамента налогообложения физических лиц ГНС Украины
Перечень использованных документов
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X
Налоговый кодекс — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI
Закон о бухучете — Закон Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»
Закон о защите прав потребителей — Закон Украины от 12.05.91 г. № 1023-ХІІ «О защите прав потребителей»
Закон об РРО — Закон Украины от 06.07.95 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг»
Приказ № 1637 — приказ Минфина Украины от 15.12.2011 г. № 1637 «Об утверждении форм книги учета доходов и книги учета доходов и расходов и порядков их ведения»
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88

Пересекающаяся тема на БФ Сроки хранения документов

[Люба П]

Как долго хранить документы?

Отметим, что приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 утвержден новый Перечень типовых документов («Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 39), но он начнет действовать только 01.01.2013 г. В аспекте рассматриваемого вопроса его вступление в силу кардинальных изменений не повлечет.

Обратим внимание: предусмотренная Перечнем № 41 оговорка о необходимости хранения определенных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налогового органа, должна толковаться именно в свете приведенной нормы п. 44.4 НКУ. Иначе говоря, если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены. Правда, вынуждены предупредить, ранее высшие судебные инстанции исходили из куда более строгого прочтения указанной нормы, подчеркивая, что если сроки хранения документов истекли, но в указанный период на предприятии проверки налоговых органов не проводились, документы не подлежат уничтожению (см., например, определения ВАСУ от 12.03.2009 г. № К-16003/07, от 20.11.2007 г. № К-17039/06, К-34254/06).
Елена Уварова, юрист
НиБУ № 43\2012

Доброго ранку!
Пыдкажыть будь ласка, чи можна сьогодны знищити бух.документи (крым зарплатних) за 2009 рык, якщо не було перевырки?
Дякую.

[VOA]

Может уже и неактуально для Люба П, но вот попалось:

Знищення неперевірених податківцями бухгалтерських документів не допускається

Дата статьи 15.11.2013

Укрдержархів розглянув питання щодо знищення фінансових і бухгалтерських документів, які не були перевірені відповідними уповноваженими органами влади

У листі від 03.07.2013 р. №01.2/2629 Укрдержархів зауважив, що порушене питання щодо застосування норм законодавства під час знищення бухгалтерських документів діючих підприємств неодноразово узгоджувалося з ДПАУ та Головним контрольно-ревізійним управлінням України.

При підготовці та погодженні проекту Переліку типових документів, що утворюються в ході діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. N 578/5) зазначені органи запропонували примітки до статей Переліку, які уточнюють термін зберігання первинної фінансової і бухгалтерської документації, викласти в редакції: "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (конфліктів), збудження кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення".

З огляду на це, знищення неревізірованних (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів не допускається.

Автор: Волос Наталия

[mukola2]

Не могу создать сам тему, поэтому решил написать сюда
Подскажите пожалуйста и помогите кто может. Очень актуально до понедельника
Имею свой интернет магазин посуды. Я оформлен как ФОП 2-й групы и квед 47.91
Позвонил, клиент плательщик НДС скорее всего (большая фирма) и хочет купить 15 тысяч единиц одного и того же мелкого товара
Могу ли я со своим кведом продать такое количество одного и того же товара фирме?
не будет ли это считатся оптом, которым я походу не могу заниматся?

В понедельник надо дать ответ, а я не знаю что делать, чтоб не попасть на большой штраш и чтоб прибиль не потерять.
ТОлько недавно открыл магазин и как вести бугалтерию и какие надо бумаги заполнять вообще еще не разобрался.

И еще если я могу проводить такую сделку , то подскажите какие бумаги я должен оформлять : договор на поставку, счет фактуру, по факту выдачи товара отдаю подписанную накладную и копию себе? или как то по другому? Довереность от них надо? как правильно оформлять договор, какие документы от них я должен получить?

[VOA]

Дело не в количестве продаваемого товара и форме оплаты, дело в том - КТО покупатель. Если у Вас покупателем будет именно СХД (неважно - ЮЛ, или ФОП), то это опт. Поэтому бегом с утра в понедельник к регистратору и по форме 11 добавить себе КВЭД оптовой торговли. Это изменение появится на сайте госрега практически в течение получаса, эти же сведения будут автоматом переданы в ГНИ и ПФ, и у Вас будут законные основания торговать оптом и не считать эту сделку и сумму вне Ваших КВЭДов. Удастся ли Вам этот КВЭД в свидетельство ЕН сегодня добавить - не знаю. С 01.01.14 свидетельства ЕН отменены, а будут ли вноситься изменения в старые - не знаю.
Относительно договора и счёта или только счёта - договаривайтесь с покупателем, всё зависит от его требований. Безусловно - накладная. Если Вы им отправите службой доставки - то согласуйте документооборот и оплату доставки с покупателем. Если они заберут у Вас из офиса или Вы сами доставите, то только под доверенность от покупателя и подпись в Вашем экз.накладной. Учтите, что если расчёт будет наличный, то только по 10000 грн. в день. Разбивайте сумму оплаты на части на разные дни и именно так и выписывайте товарные чеки или расчётные квитанции. Если безналом - то можно в любой сумме рассчитываться. Только не вздумайте им свою личную карточку для оплаты предложить. Либо полноценный текущий счёт в банке для хоздеятельности (№ счёта начинается на 2600), либо - предпринимательская карточка (№ начинается на 2605).
Взагалі: найдите куратора, который Вам поставит лошадь впереди телеги. Т.е. вначале разберётесь с бумажками, а потом займётесь предпринимательством. Хотя бы в едином окне в своей ГНИ проконсультируйтесь.
И про ЕСВ не забудьте, если Вы не инвалид и не пенсионер по возрасту.