Модератор: Ol_ua
Стаття 44. Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності
44.1. Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
44.2. Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку щодо доходів та витрат з врахуванням положень цього Кодексу.
44.3. Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
У разі ліквідації платника податків документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
44.4. Якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті.
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
ВІДДІЛ ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ ТА ДІЛОВОДСТВА
ЛИСТ
від 22.01.2003 р. N 05-75
Харківському обласному комітету оборони прав людини
вул. Межлаука, 6/1, кім. 52
м. Харків, 61082
На Ваш запит повідомляємо, що строки зберігання документів визначає Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.98 N 41 і зареєстрований Міністерством юстиції України 17.09.98 за N 576/3016, опублікований в "Офіційному віснику України", N 38 за 1998 рік, а також Зміни та Доповнення до Переліку типових документів, що опубліковані в "Офіційному віснику України" за 2001 рік N 45, 50.
На підставі ст. 92-1 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" недбале зберігання, псування, знищення, приховування, незаконна передача іншій особі документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають внесенню до нього, незаконний доступ до зазначених документів -
тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених частиною першою цієї статті, -
тягнуть за собою накладення штрафу на громадян від семи до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб - від десяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Стаття 164-2. Порушення законодавства з фінансових питань
Приховування в обліку валютних та інших доходів, непродуктивних витрат і збитків, відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей, порушення правил ведення касових операцій, перешкоджання працівникам державної контрольно-ревізійної служби у проведенні ревізій та перевірок, невжиття заходів щодо відшкодування з винних осіб збитків від недостач, розтрат, крадіжок і безгосподарності, -
тягнуть за собою накладення штрафу від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одно з правопорушень, зазначених у частині першій цієї статті, -
тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
1.4. Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій.
44.3. Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Алена писал(а):Действительно ли теперь можно уничтожать документы, которым больше трех лет, не дожидаясь проверки налоговиков?
Сроки хранения документов
Минюст утвердил Перечень типовых документов, создаваемых в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (приказ от 12.04.2012 г. № 578/5, зарегистрированный в Минюсте 17.04.2012 г. под № 571/20884). Перечень предназначен для использования всеми учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности. Он может использоваться также физическими лицами — предпринимателями.
Сроки хранения документов, определенные в этом Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление этих сроков допускается в случаях, если эта необходимость обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
Обращаем внимание, что Минюст настаивает на том, чтобы первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и послужившие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, извещения банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п.) должны передаваться на архивное хранение либо быть уничтожены через 3 года, но только при условии завершения проверки ГНС. Такой подход не совсем согласуется с правилами обращения с документами, предусмотренными НКУ.
Перечень вступит в силу с 01.01.2013 г.
Бухгалтерия № 20 14 мая 2012
Как долго хранить документы?
На предприятии есть документы, составленные более трех лет назад. В этот период выездные налоговые проверки не проводились. Можем ли мы уничтожить документы или нужно ждать, пока не будет проведена проверка?
Об обязанности хранения документов большинство субъектов хозяйствования знает благодаря Перечню типовых документов, утвержденному приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41), который является основным нормативным актом при определении сроков хранения документов и их отбора для отнесения в состав Национального архивного фонда Украины либо для уничтожения документов (п. 1.1 Перечня № 41) и предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от форм собственности, а также физическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности (абзац второй п. 1.3 Перечня № 41).
В самом общем виде все документы в зависимости от сроков хранения можно разделить на такие группы:
1) документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы Национального архивного фонда (культурная ценность таких документов устанавливается соответствующей экспертизой; в течение года с начала деятельности предприятие должно обратиться к одному из государственных архивов по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения к Национальному архивному фонду);
2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы в свою очередь делятся на:
а) документы длительного (более 10 лет) хранения, в частности документы по личному составу (срок хранения составляет до 75 лет); для некоторых документов Перечень № 41 определяет срок хранения путем указания «75 лет — «В», где «В» означает возраст человека на момент завершения дела (продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела);
б) документы временного (до 10 лет включительно) хранения.
Исчисление сроков хранения документов согласно п.п. 2.9 Перечня № 41 осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Правда, какой момент считать завершением делопроизводства, Перечень № 41, к сожалению, не указывает. Есть основания считать, что если, к примеру, приказ датирован 02.12.2011 г., а подшит в дело, заверительная надпись на котором составлена 03.01.2012 г., отсчитывать предусмотренный Перечнем № 41 для соответствующих документов срок хранения нужно с 01.01.2013 г.
Срок хранения документов, для которых в Перечне № 41 стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самими предприятиями.
Перечень № 41 для обозначения срока хранения некоторых документов использует отметку «до ликвидации организации». Это означает, что такие документы хранятся до того, как будет инициирована процедура ликвидации предприятия, после чего они подлежат экспертизе ценности, по результатам которой те из документов, которые затрагивают права граждан и интересы государства, передаются в соответствующие архивные учреждения. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «постоянно», также подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются (п. 2.10 Перечня № 41).
Подчеркнем, сроки хранения документов, определенные Перечнем № 41, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 2.11 Перечня № 41), однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации («Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 19, с. 10). Впрочем, не исключен и вариант досрочной передачи документов на государственное хранение. Однако подобная операция осуществляется на платной основе.
Отметим, что приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 утвержден новый Перечень типовых документов («Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 39), но он начнет действовать только 01.01.2013 г. В аспекте рассматриваемого вопроса его вступление в силу кардинальных изменений не повлечет.
Уничтожению документов, срок хранения которых истек, должно предшествовать составление акта об изъятии документов для уничтожения. Специальная форма такого акта либо обязательные для включения в него реквизиты законодательством не предусмотрены (письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. № 03-622), поэтому он может быть составлен в произвольной форме с соблюдением принятых в делопроизводстве правил оформления документов. После этого акт об изъятии документов для уничтожения должен быть рассмотрен экспертной комиссией предприятия. Эта обязанность не распространяется на физлиц-предпринимателей (письмо Госкомархива от 28.07.2004 г. № 01-1113). Кроме того, для документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед их включением в акт об изъятии для уничтожения должны быть созданы сводные описи, которые также передаются на рассмотрение экспертной комиссии предприятия. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется в виде протокола. Одобренные комиссией акты об изъятии и сводные описи передаются на согласование экспертно-проверочной комиссии государственного архива (архива госадминистрации или местного совета). После этого акт об изъятии для уничтожения утверждается руководителем предприятия. Только после этого документы могут быть уничтожены.
Но и выполнение субъектом хозяйствования всех перечисленных выше требований не дает ему права уничтожить документы самостоятельно. Субъект хозяйствования может сдать их предприятиям по заготовке вторсырья. Сдаются документы по накладным, в которых указывается вес
бумажной макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве субъекта хозяйствования (п. 3.7 Перечня № 41, см. также письмо Госкомархива от 01.12.2005 г. № 01-1478). Если объем дел для уничтожения незначительный, они могут быть сожжены, о чем делается отметка в акте об изъятии для уничтожения, однако какой объем даже приблизительно можно считать незначительным, нормативные акты не детализируют. К слову, акт об изъятии документов для уничтожения может пригодиться субъекту хозяйствования, к примеру, в случае получения запроса от налогового органа о предоставлении той или иной информации либо истребования документов в ходе налоговой проверки. В такой ситуации отказ налогоплательщика от предоставления соответствующего документа будет выглядеть более убедительно, если к нему будет приложен соответствующий акт об изъятии документов для уничтожения (либо акт (справка) о передаче документов в госархив).
Какими могут быть негативные последствия, если субъект хозяйствования отклонится от установленных сроков хранения документов?
Статья 92-1 КоАП предусматривает административную ответственность за нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях, которое может проявиться в халатном хранении, порче, незаконном уничтожении, сокрытии, незаконной передаче другому лицу архивных документов, нарушении порядка доступа к указанным документам, а также несообщение государственному архивному учреждению о наличии архивных документов в случае возникновения угрозы уничтожения либо значительного ухудшения их состояния (см. также письмо Государственного комитета архивов Украины от 22.01.2003 г. № 05-75). За указанное нарушение может быть наложен штраф на граждан от 3 до 7 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (далее — ннмдг) (от 51 до 119 грн.) и предупреждение либо наложен штраф на должностных лиц — от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн.). Рассматривают дела и налагают соответствующие административные взыскания суды (ст. 221 КоАП) на основании составленных органами управления архивным делом и делопроизводством админпротоколов (ст. 255 КоАП).
Впрочем, Госкомархив в письме от 06.03.2007 г. № 01-321 пришел к выводу, что действующее законодательство устанавливает админответственность за нарушение требований к порядку хранения, а также за незаконное уничтожение исключительно документов Национального архивного фонда. К этому выводу Госкомархив приходил и раньше (см. письмо от 27.12.2004 г. № 01-1915), несмотря на то что действующее законодательство дает понятию архивного документа достаточно широкое определение: это документ независимо от его вида, вида материального носителя информации, места, времени создания и места хранения, а также формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится либо подлежит хранению, учитывая значимость для человека, общества или государства либо его ценность для собственника как объекта движимого имущества. Однако, если продолжить мысль Госкомархива, нарушения в отношении документов, не отнесенных к документам НАФ, применения мер ответственности по КоАП повлечь не должны.
Кроме того, нарушение сроков хранения бухгалтерских документов, по мнению Главного контрольно-ревизионного управления Украины, влечет административную ответственность по ст. 164-2 КоАП, так как является нарушением установленного порядка ведения бухгалтерского учета (см. письмо от 16.12.2002 г. № 02-18/724). Правда, штраф на основании указанной статьи — сфера компетенции органом государственной контрольно-ревизионной службы (ст. 234-1 КоАП), а значит, субъекты хозяйствования и их должностные лица, под ее контроль не подпадающие, могут данного штрафа не опасаться.
Куда более серьезные последствия могут наступить, если нарушение допущено в отношении документов, на основании которых ведется налоговый и бухгалтерский учет.
Как известно, налоговый орган может требовать от налогоплательщиков первичные документы, которые используются в бухгалтерском и налоговом учете, другие регистры, финансовую, статистическую отчетность, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы с учетом сроков их хранения. Если сроки хранения еще не истекли, а соответствующие документы налоговому органу не предоставлены, — это может обернуться для налогоплательщика снятием расходов и непризнанием налогового кредита.
В свою очередь, согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности. Если такие документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней (п. 44.4 НКУ).
Обратим внимание: предусмотренная Перечнем № 41 оговорка о необходимости хранения определенных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налогового органа, должна толковаться именно в свете приведенной нормы п. 44.4 НКУ. Иначе говоря, если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены. Правда, вынуждены предупредить, ранее высшие судебные инстанции исходили из куда более строгого прочтения указанной нормы, подчеркивая, что если сроки хранения документов истекли, но в указанный период на предприятии проверки налоговых органов не проводились, документы не подлежат уничтожению (см., например, определения ВАСУ от 12.03.2009 г. № К-16003/07, от 20.11.2007 г. № К-17039/06, К-34254/06). Похоже, что из аналогичного понимания, игнорируя прямые предписания НКУ, намерены исходить и налоговые органы при проведении проверок (см. Единую базу налоговых знаний, подразделы 020.01, 030.01).
В обратной ситуации, когда проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли, передавать документы для уничтожения нельзя. Более того, если до момента окончания сроков хранения документов будет снова проведена налоговая проверка, налогоплательщик не может отказать проверяющим в доступе к документам на том основании, что они уже становились предметом проверки.
Уничтожение либо утрата документов, на основании которых ведется налоговый и бухгалтерский учет, ранее установленных сроков может повлечь применение к налогоплательщику штрафа в размере 510 грн., а при повторном в течение года выявлении аналогичного нарушения — 1020 грн. (п. 121.1 НКУ). Данный штраф налагается на самого налогоплательщика. А вот его должностным лицам могут грозить санкции по ст. 163-1 НКУ. Штраф может быть наложен судом на основании административного протокола органов государственной налоговой службы в течение трех месяцев со дня составления админпротокола.
Елена Уварова, юрист
НиБУ № 43\2012
vins писал(а):Как долго хранить документы?
Отметим, что приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 утвержден новый Перечень типовых документов («Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 39), но он начнет действовать только 01.01.2013 г. В аспекте рассматриваемого вопроса его вступление в силу кардинальных изменений не повлечет.
Обратим внимание: предусмотренная Перечнем № 41 оговорка о необходимости хранения определенных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налогового органа, должна толковаться именно в свете приведенной нормы п. 44.4 НКУ. Иначе говоря, если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены. Правда, вынуждены предупредить, ранее высшие судебные инстанции исходили из куда более строгого прочтения указанной нормы, подчеркивая, что если сроки хранения документов истекли, но в указанный период на предприятии проверки налоговых органов не проводились, документы не подлежат уничтожению (см., например, определения ВАСУ от 12.03.2009 г. № К-16003/07, от 20.11.2007 г. № К-17039/06, К-34254/06).
Елена Уварова, юрист
НиБУ № 43\2012
Дата статьи 15.11.2013
Укрдержархів розглянув питання щодо знищення фінансових і бухгалтерських документів, які не були перевірені відповідними уповноваженими органами влади
У листі від 03.07.2013 р. №01.2/2629 Укрдержархів зауважив, що порушене питання щодо застосування норм законодавства під час знищення бухгалтерських документів діючих підприємств неодноразово узгоджувалося з ДПАУ та Головним контрольно-ревізійним управлінням України.
При підготовці та погодженні проекту Переліку типових документів, що утворюються в ході діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. N 578/5) зазначені органи запропонували примітки до статей Переліку, які уточнюють термін зберігання первинної фінансової і бухгалтерської документації, викласти в редакції: "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (конфліктів), збудження кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення".
З огляду на це, знищення неревізірованних (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів не допускається.
Автор: Волос Наталия
Вернуться в РАЗНОЕ ЮРИДИЧЕСКОЕ
Зарегистрированные пользователи: Gb, Olphiteo, Ya